【IT168 办公视点】提到办公文件输出设备，可能我们首先想到的就是复印机、打印机、传真机以及扫描仪这“四大金刚”。确实，这些熟知的办公设备伴我们度过了相当长的一段时期，它们在办公领域上的贡献也是有目共睹的。然而随着信息网络时代的到来，一种能充分利用 Internet 来改进办公室信息和工作流处理的速度、效率和传输方式，让办公外设超越单纯的外设概念，而转变为一种能够通过 Internet 传输和接入到 e -service 、信息和方案的智能信息工具在近几年走进了人们的视线——复合机。

　　在企业逐步发展扩大的阶段，由于原本在初期就以单体设备（复印机，打印机等）作为办公架构，因此考虑到已有的设备以及添置成本的情况，自然会以单体设备作为第一选择对象。同样，在一些新创建的20-30人规模的企业中，他们也会考虑购买一台复合机性价比似乎不怎么划算，从而选择经济又实惠的单件产品。

　　其实从表面上而论，单件的复印机、打印机、传真机以及扫描仪相比在满足企业日常的办公需求的前提下，资金方面的消耗确实要少于一台复合机，但这也仅限于初期，为什么这样说自然是有道理的。下面笔者以京瓷的一款TASKalfa 250ci彩色多功能复合机为例来从成本、效率等多方面来说明办公设备究竟是该“分”还是该“合”。

　　智能化提供更佳的办公效率

　　如今的办公已不再是简简单单的复印/打印或是收发文件，高品质、高效率、快节奏的办公室自动化、网络化、远程化、集成化已成为当今时代迅速发展的强烈需求。首先，复合机将办公四大功能整合后，比起一大堆零散的打印机、传真机等设备，在很大程度上节省了办公空间，并且复合机在功能整合的同时提供了完善的操作系统，用户在超大的触控屏上便能轻松完成所有的办公事项，这种有效的结合方式使得整体的运行效率得到了明显的提高。

　　其次，复合机的功能性得到了全面的拓展。以数字技术为基础的复合机采用了数字图像处理技术，可以进行复杂的图文处理，例如“缩放“、“重叠复印”、“图像旋转”、“海报打印”、小册子等功能，使得企业文档应用进入了一个崭新的领域，而“双面复印”技术的产生，更是轻松完成了传统复印机需要多不操作才能实现的应用，大大提升了复合机的文档输出效率，这些都是传统复印机所不具备的能力。同时在新型定影技术的帮助下，复合机的成像速度与图像质量相较复印机也得到了进一步的升级，这无疑为现代化高要求的办公理念注入了一针强心剂。另一方面，复合机通过集合先进的网络技术，可以直接与计算机进行连接，将用户电脑网络连接成拓扑结构，轻松实现高速的网络打印。而复合机在传真上也摆脱了单部传真机需要连接电话线的束缚，并且支持最大33.6kbps的SuperSG3传真模式。

　　最后在扫描方面，复合机虽然支持的格式种类可能不如扫描仪的多，但一些办公应用中常见的TIFF、JPEG、XPS以及PDF文件格式还是能应付的，并且复合机在扫描功能上做了一些扩展，比如TASKalfa 300ci这款机型就以扫描双面文档并同时生成PDF文档，尤其是在扫描大量双面文档的情况下能快速的完成文档的整理。TASKalfa 250ci还可将扫描的文档保存在移动U盘中，并可将PDF加密，既保护了文件的安全性，也改善了处理文档的生产效率。复合机以完全数字化的方式彻底加快了数字办公的步伐。

　　实现企业内部统一管理

　　办公室内散布着多台复印机、打印机、传真机以及扫描仪，员工忙着到处寻找需要的或是可用的设备，而由于没有一个很好的管制系统，即使对办公或是私人文档滥用输出也不会被发现，一副杂乱的景象。

　　一个高效稳定的办公环境必须靠统一的管理才能实现，而复合机就能完成企业办公一元化的管理。同样以TASKalfa 250ci这款产品为例，管理员通过对用户电脑的掌控，分析各部门日常文件输出时的黑白/彩色使用比率，色彩校准频率，覆盖率，平均印量等数据，进行成本管理，并调整机器配置为用户提供非常好的的使用方案。

　　复合机基本都配备了大容量的硬盘，可以作为硬盘文件夹功能来存储需要输出的大量文件。TASKalfa 250ci内置了80GB大容量硬盘，最大可设置1000个用户文件夹或使用编码对1000个部门进行管理，根据使用权限的设定，可以实现不同范围内员工信息的共享。通过设定黑白/彩色文档的输出限制与全局统计，实现企业内部输出作业的一体化管理，并且有助于成本的控制。

　　目前许多复合机增加了人性化的自动诊断功能，可以通过电脑检测复合机碳粉与纸张的剩余量，并且会在耗尽时发出警告提示，因此再也不会出现由于设备无人管理，即使需要时也无法使用的情况。

　　TCO不是只看购机价格

　　机器的购买价格不贵，但后期耗材的成本支出却相当惊人，这是使用过办公设备后的共识。由于技术水平的差距，单体的复印机也好，打印机也罢，无论在碳粉的消耗量还是感光鼓的使用寿命上都远不如复合机那么持久，因此势必需要经常更换耗材甚至更换设备，这样一笔后期维护费用可不便宜，并且多种型号的产品对于采购也非常不便。

　　另一个就是能耗问题，乍看之下以复合机的体积似乎会消耗相当大的电量，笔者大致找了一些对比数据：一台复合机的最大状态时的功率是1500W左右，一台激光打印机的功率在350W左右，我们可以看到其实两者差距并不没有想象中的那么巨大，更何况笔者还未将其它的办公设备加以计算，因此在企业配备的打印机、复印机、传真机以及扫描仪的数量肯定维持在好几部的状况下，孰优孰劣一想便知。

　　编辑点评：数码复合机作为高端的办公设备，集成了打印、复印、扫描、传真等多种功能，随着数字技术和网络应用的蓬勃发展，数码复合机的数字化、集成化和网络化办公优势十分明显，因此数码复合机也在目前的国内市场上大行其道，并且在今后的办公应用中会来带更多实质性利益。当然，笔者在这里也不是完全以一种打印机、复印机等无用论的理念将两者做为比较，毕竟在应用规模、功能实现以及实际成本这个大环境下，将零散的办公设备整个后的复合机更能满足当今商务办公的需求。