【IT168 案例】据了解，2010年上海世博会前，上海将兴建63家高星级酒店，新增客房2万多间。同期还将增加5万多间假日酒店客房，加上大量酒店式公寓的兴建，上海市酒店业的竞争将更加激烈。如何在竞争中脱颖而出呢?
酒店要发展必须在硬件和软件两方面双管齐下，既要拥有现代化的客房设施，还要有完善的配套服务。如今，随着经济的高速发展，客人在商务服务方面的需求也有了明显的提升并呈现出多样化的发展趋势，特别是对于酒店商务中心的要求，也越来越高。商务中心并非是一个简单、附属的支持部门，在很多情况下，一个运转优质的商务中心，不仅会给酒店带来直接的营业收入，更重要的是，它还会为酒店带来更高的美誉度。上海一家超五星级酒店在这方面有着真实的经历，商务中心经理王先生是这一变化的见证者。
这家超五星级酒店的商务中心，不仅承担着入住客人打印、复印、传真等工作，还要为酒店的宴会部、餐饮部等各个部门提供文件输出服务。同时，在酒店举办的各种商务会议越来越多，商务中心还需要为这些会议复印、打印大量的文件，而且很多都要求彩色输出。
之前上海这家酒店的商务中心有两台打印机，一台稍显老化，经常卡纸，原因是长期超负荷的打印，超出了设备的承载能力。而另一台彩色打印机，其打印效果较粗糙，入住的客户很不满意，同时这两台设备还缺乏高速打印能力，有时客人或酒店内部有较大量的打印需求，或者需要进行大量的彩色文件输出，都难以做到即时制作。作为超五星级酒店，不能给客户提供尽善尽美的服务，特别是由于商务中心的设备原因而导致客人难以得到方便、快捷、满意的服务，让酒店的形象大打折扣，由此带来的隐性损失可谓不可估量。王先生介绍说，这种情况会影响酒店的口碑，因小失大。所以在今年初，酒店对商务中心的打印设备进行了更换。
经过对几个品牌相同级别产品的挑选，酒店重新购置的设备是富士施乐的彩色数码多功能一体机ApeosPortC7550I和数码多功能一体机ApeosPort750I、ApeosPort650I。这其中的“当家花旦” ApeosPortC7550I的打印、复印速度达到彩色50页/分钟、黑白75页/分钟，分辨率高达2400×2400dpi。不仅具有极高的生产力，还能保证卓越的输出品质，充分满足了入住客人以及酒店各个部门的商务需求。
以前，经常有客人因为打印或复印文件的速度慢或者效果不佳而对酒店提出意见。现在，有了富士施乐的这些设备后，再没有了这方面的投诉。王先生坦言，用这些设备输出的商务文件字体清晰、图像鲜艳，同时这些设备速度快、交付时间短，配备的自动装订功能也非常实用。现在，商务中心经常为在酒店内举办的大型会议提供即时的文件输出服务，并能确保客人及时拿到高品质的文件资料。
更换设备后，酒店内部的文印工作也得到了极大的改善。例如，酒店餐饮部经常推出新的菜品以及宴席套餐，因此需要不断更新菜单和酒单。菜单输出不仅对彩色有一定要求，并且需要使用有一定厚度的艺术纸，经折叠后的文字不允许掉色，交付时间通常也很紧迫。以前，商务中心根本无法承担这类对于质量和时间都有较高要求的工作，餐饮部只好委托专业的印务公司来制作，不仅成本高昂，还有诸多协调上的不便。现在，商务中心使用富士施乐ApeosPortC7550I印制出介质多样、清晰美观的菜单和酒单，节省了大量外包制作的费用和与印务公司协调耗费的时间。
再比如酒店预定部和工程部，这两个部门的文印量都很大，文件交付的时间也很苛刻，有时会在一晚上打印几万张。以前，一旦有重要的任务，他们会用商务中心的黑白机和彩机同时进行打印。即便如此，也经常会因为效率跟不上而影响进程，甚至有时因为过度使用而导致设备故障频繁，耽误工作还损坏设备。有了ApeosPortC7550I等文印设备后，那些以前视为“不可能完成的任务”，现在则可轻松完成。据了解，以前6个小时才勉强能完成的任务，现在只要3小时就可收工。另外，富士施乐还为这家酒店提供了配套的文件管理软件，和酒店的信息管理系统配合，使得酒店文印中心可以对各个部门的使用量进行统计，便于内部的核算与管理。
商务中心文印工作的变革，提升了整个酒店的服务水准，增强了酒店的品牌美誉度，为其带来更多的客源和商机。正所谓“器利则事成、细节定成败”。在行业竞争激烈的今天，这一事例值得众多酒店、乃至其他服务行业的企业借鉴。
