【IT168 解决方案】2010年物价飞涨，中国企业在度过了经济危机困难期之后，又一次遭遇新的考验，如何通过降低办公设备使用成本，减少办公输出浪费，保持企业持续竞争力问题再一次摆上案头。

　　对于小型企业而言，通过人性化的管理和监察，可以避免很多不必要的浪费。但是对大型企业而言，如果仅仅只是通过对员工的教育和督导，虽然可以起到一定的效果，但是往往经不起时间的考验，时间稍长很多打印、复印浪费的问题就会反复，面对此类问题，作为企业而言需要的是强有力的管控手段，才能实现真正意义上的成本控制效果。

▲京瓷文档管理系统

　　今年，复合机企业研发制作企业京瓷也正是看到这一问题，在传统复合机设备的基础上，推出了为企业量身定做的办公成本解决方案，这些解决方案具有，入门门槛低、操作简便、通用性好、不影响正常办公秩序、管控能力强等特点，是大型企业有效降低办公成本的必然选择。

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　　解决方案如何管控？

　　复合机企业所推出的办公解决方案，是通过什么样的手段，达到降低办公成本目的呢？

　　根据笔者了解，目前市面上解决方案大致可以分成三大类，分别是密码型管控系统、IC卡型管控系统和生物扫描型管控系统。

　　密码管控系统，属于比较传统的复合机管理方式，优点是成本低，用户基本无需支付多余成本，即可获得服务，缺点是设置、应用较为复杂，而且密码容易被获取，可管控的项目少。（京瓷暂已推出类似复合机认证模块）

▲IC卡认证         静脉认证

　　IC卡管控系统，是现在使用率较高的一种方式，优点是成本较低，与员工门卡可以同时使用，一人一卡使用方便，设定、应用也更加便捷，复合机管控能力强，可以对每一张IC进行单独授权、单独管理，并可以了解员工对复合机使用情况和输出内容等。（京瓷暂已推出类似复合机认证模块）

▲复合机IC卡认证器操作形式

　　生物扫描型管控系统，是近两年来最新推出一种，高安全性的文件输出认证方式，管理员通过收集用户的手指静脉扫描，现实对复合机文件输出认证，优点是安全性高，而缺点则是成本昂贵。（京瓷暂未推出类似复合机认证模块）
 

　　管理方案如何节省成本？

　　有了文件输出认证，虽然可以杜绝无认证用户的随意打印问题，但是却还不能起到全面管理的目的，所以在复合机输出管理解决方案中，还涉及到了对认证用户的管理和权限限制。

　　通过管理解决方案的实施，管理员可以为详细的为企业每一个人，进行有针对性的复合机输出认证，例如市场部需要对A4幅面文件输出需求量较大，设计部门对A3幅面输出需求量大，管理员就可以根据不同人员对输出需求，进行打印、复印进行授权。

　　例如：授权市场部每一位职员，A4幅面文件打印、复印权限，授权给设计部门A3幅面文件输出权限。如果是彩色数码复合机，管理员还可以根据每个人的具体工作，授权某用户可以输出彩色文件，或只能输出黑白文件，甚至可以限制某一位员工月文件输出量。
另外，通过管理系统，还可以将传真件设定为无纸化接收，从而杜绝传大量传真广告的骚扰，减少不必要文件的输出。

　　这一以来，每一位员工的工作需求得到了满足，在不影响员工正常工作的情况下，起到了减少不必要文件输出，降低企业的复印纸、复合机耗材的采购量，起到降低成本的作用。

　　管控系统还能做什么？

　　当然，办公解决方案除了帮助用户节约办公输出成本之外，对企业文档安全也起到至关重要的作用，这对于创新性企业、研发设计企业来说，可以有效防止商业机密资料、设计方案等重要资料输出的有效办法。

　　一直以来，企业对机密资料的管理，往往是通过封锁U盘、刻录机等手段进行保护，但是对于可以快速打印、复印、传真的文档输出设备，复合机的管理确是没有足够的重视，所以众多有价值的文案被通过复印、打印、传真等方式泄密，而且文件输出在之后，企业也无法查证，这就给企业带来非常严重的泄密隐患。

　　通过办公解决方案的实施，可以防止无验证用户随意打印、复印任何文件，并且通过管控程序的日志功能，管理员还可以随时查看复合机工作日志，了解复合机使用情况，并很据企业需求，设定记录员工打印、复印内容，以达到防止文档输出泄密问题。

　　这样的功能，对于看重商业机密的创新型、设计性企业来说，为企业带来不仅仅只是办公成本支出的减少，有效的安全管控能力，更能提高企业的综合竞争力，保持核心技术的领现性和竞争力。

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