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迎接OA2.0时代 京瓷文档解决方案解析

2010-12-06 01:01    it168网站原创  作者: 张玉森 编辑: 张玉森

  【IT168 方案】打印机、复印机、扫描仪传真机一起进入我们办公室的那一刻,办公自动化1.0时代便已经来临。这些伴随着电脑和网络技术一同飞速进步的办公设备确实为我们的办公环境带来了更多的便捷与效率。但随着网络技术早已跨越了WEB2.0这道门槛,向着更多元化、互动性的方向发展,办公设备和文档的管理也暴露出各种各样让人烦脑的小细节。文档输出泄密、设备管理繁琐,操作方式单一,输出过程不可逆等问题渐渐浮出水面,伴随着复印打印的需求不断增长,办公室的设备和输出的文档也是越来越难以监控,于是错误和重复操作更是造成了浪费不断。

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▲京瓷文档信息管理行业客户研讨会现场

  与WEB2.0时代大张旗鼓地宣告到来不一样,在人们不经意期间,办公自动化2.0时代早已悄悄来临。当很多用户和管理员在为办公室设备既多又杂而焦躁的时候,更高效、更便捷的文档管理系统的出现引起了人们的关注。京瓷、青岛四通天虹办公系统有限公司携手日本松下等80余家青岛知名企业齐聚青岛,就办公自动化2.0时代如何解决文档管理问题进行了热烈的讨论。本次会议,京瓷公司为用户带来了最新的办公解决方案——京瓷文档管理系统(Kyocera Document Management System,简称KDMS)。

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▲京瓷文档信息管理行业客户研讨会现场

  KDMS是借助京瓷自主研发的高级解决方案整合平台HyPAS而全新开发的客户文档整合应用系统,通过全面优化输出环境、输出设备和文档管理,在保障数据安全性的同时,充分实现了按需打印,有效减少不必要的纸张消耗,大幅提高办公效率。讨论会上,京瓷提出了文档安全性、管理多元化和用户自由度的几个话题。

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▲京瓷的办公文档输出设备设计理念

  为了让与会者更直观地了解KDMS的对文档的智能管理,京瓷还特别邀请了9月成功导入KDMS的日本松下为大家分享使用体验。25%的用纸、30%的复印费与电费,松下在KDMS的帮助下削减的办公成本令大家惊叹,而其对于用户文件安全性和办公效率的提高更令人赞叹连连。

 

   2.0时代的文印安全

  办公室是个关系微妙的地方。大家有时自首阵营互不干涉,有时又要通力合作互相沟通。沟通“度”若是平衡不好,小则多几则饭后八卦与流言,大则让竞争对手得到了己方的核心数据来一招釜底抽薪。早些年F1的“间谍门”让大家娱乐了一把,今年美国对阿富汗战争资料的曝光可是让奥巴马愁眉不展。
 
 2.0时代的文印安全
 
  保密文件泄密事件看似离我们很远,然而真等问题到了眼前总是让人措手不及。比如去拿自己的打印资料时恰好看到人事部打印的工资报表,或者扫描时看到公共服务器上技术部还未来得及删除的新产品图纸。有些事情大家都不是故意要知道,有些事情知道了不如不知道。毕竟泄密门已经不是什么新鲜事。泄密这个问题,总是需要防范于未然,等到亡羊补牢,果真是为时已晚。
 2.0时代的文印安全 2.0时代的文印安全
 
  办公自动化2.0时代的解决方案是身份认证后进行操作。用户通过刷卡或者登录认证才可以使用输出设备,文件的输出也需等到用户通过身份验证之后,避免输出的文档遗留在输出设备上,造成不必要的信息泄露。这些保证文件安全的功能都可以通过一套成熟的文档管理系统来实现。KDMS就是这样一套软件。除了让用户对文件输出进行管理以外,还加入了更加细节的设计。比如对用户使用彩色输出功能和打印/复印/扫描使用量的限制,甚至还可以设置输出前人工审核的环节。
 2.0时代的文印安全
 
  在松下的成功案例中,KDMS帮助松下成功解决了财务部门和行政部门的文档安全问题。原本必须一对一配备复合机以防止泄密事件的两个部门在使用刷卡输出之后削减了3台复合机。不但降低了办公成本,更确保了文件安全。文件输入则可以将扫描文件直接用PDF进行加密,充分保证了办公室的信息安全,有利于创造更和谐的办公环境。

   2.0时代的设备多元化

  科技的发展是为了在提高效率的同时更加地节省人力,人们都希望一些规律化的事务能够更多地交给机器管理,因此更希望机器能像人一样智能。但随着办公规模的扩大,办公设备的增多,耗费的人力成本却有增无减。如今MFP连同打印机构成的办公网络或许能为高速办公提供帮助,然而任何机器也都需要维护和保养,偶尔的卡纸、缺纸或碳粉不足都会影响办公的流畅性。

2.0时代的设备多元化

  而在解决种种小问题的过程中所耗费的寻找相关人员、查找问题原因的时间有时比解决问题耗费的时间更久。而机器的使用情况又难以监控,如何及时平衡每台机器的使用率,针对使用率较高的机器进行重点维护也成为问题。

2.0时代的设备多元化

  多元化的办公方式需要的是一元化的设备管理,优秀的文档管理系统不应该单单只解决了文档的管理问题,也应该对设备起到有效的监控作用。相比办公自动化1.0时代IT管理员只能通过实地查看来对设备进行检测,KDMS提供了更为便捷的管理方式。

2.0时代的设备多元化

  管理员可以通过WEB页面查看设备的实时工作状态,检测和设定联网复合机上纸张及碳粉的剩余量,有效地预知碳粉用尽和卡纸等信息,及时地进行维护,而不用再等用户发现故障。更贴心的是,KDMS可以自动诊断一段时间内的机器使用状况,由统计得出彩色和黑白使用比率、覆盖率、平均印量等等,方便管理员更直观地获知机器状态,更有针对性的进行资源配置和设备保养。


2.0时代的文印管理

  以往的办公模式中,用户在按下打印按钮之后,文件的一切属性都由此决定,整个输出过程完全不可逆,操作方式单一。一个打印的小错误都需要将整个打印过程重新操作一遍,耗费时间与纸张。

2.0时代的文印管理

  而由于指定打印机被长时间占用、设备故障等原因造成的等候与来回奔走,更直接影响了办公效率和员工的工作心情。既然在办公自动化2.0时代,管理员已经可以通过WEB网页获知机器的使用状况,用户也期望可以不受设备故障和占有率的限制更自由地进行输出操作。

2.0时代的文印管理

  事实上,在文档上尚没有输出的时候,任何的修改操作都是可能的。京瓷的MFP为用户提供多种文档编辑功能。在用户刷卡同意输出之前,可以直接在MFP上对将要输出的文档进行编辑,并直接进行电子化保存。同时,在KDMS的支持下,更改输出设备也不是什么难事,漫游打印功能可以让用户在任何一台联网的空闲设备上进行输出,避免了排队打印的情况。
 
  办公烦恼层出不穷,解决办公烦恼的技术也不断发展着,京瓷会和广大的用户们一起,尽力去发现更多的问题,创造更多优质的解决方案。
 
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