【IT168 方案】当打印机、复印机、扫描仪和传真机一起进入我们办公室的那一刻，办公自动化1.0时代便已经来临。这些伴随着电脑和网络技术一同飞速进步的办公设备确实为我们的办公环境带来了更多的便捷与效率。但随着网络技术早已跨越了WEB2.0这道门槛，向着更多元化、互动性的方向发展，办公设备和文档的管理也暴露出各种各样让人烦脑的小细节。文档输出泄密、设备管理繁琐，操作方式单一，输出过程不可逆等问题渐渐浮出水面，伴随着复印打印的需求不断增长，办公室的设备和输出的文档也是越来越难以监控，于是错误和重复操作更是造成了浪费不断。
▲京瓷文档信息管理行业客户研讨会现场
与WEB2.0时代大张旗鼓地宣告到来不一样，在人们不经意期间，办公自动化2.0时代早已悄悄来临。当很多用户和管理员在为办公室设备既多又杂而焦躁的时候，更高效、更便捷的文档管理系统的出现引起了人们的关注。京瓷、青岛四通天虹办公系统有限公司携手日本松下等80余家青岛知名企业齐聚青岛，就办公自动化2.0时代如何解决文档管理问题进行了热烈的讨论。本次会议，京瓷公司为用户带来了最新的办公解决方案——京瓷文档管理系统（Kyocera Document Management System，简称KDMS）。
▲京瓷文档信息管理行业客户研讨会现场
KDMS是借助京瓷自主研发的高级解决方案整合平台HyPAS而全新开发的客户文档整合应用系统，通过全面优化输出环境、输出设备和文档管理，在保障数据安全性的同时，充分实现了按需打印，有效减少不必要的纸张消耗，大幅提高办公效率。讨论会上，京瓷提出了文档安全性、管理多元化和用户自由度的几个话题。
▲京瓷的办公文档输出设备设计理念
为了让与会者更直观地了解KDMS的对文档的智能管理，京瓷还特别邀请了9月成功导入KDMS的日本松下为大家分享使用体验。25%的用纸、30%的复印费与电费，松下在KDMS的帮助下削减的办公成本令大家惊叹，而其对于用户文件安全性和办公效率的提高更令人赞叹连连。
2.0时代的文印安全
2.0时代的设备多元化
科技的发展是为了在提高效率的同时更加地节省人力，人们都希望一些规律化的事务能够更多地交给机器管理，因此更希望机器能像人一样智能。但随着办公规模的扩大，办公设备的增多，耗费的人力成本却有增无减。如今MFP连同打印机构成的办公网络或许能为高速办公提供帮助，然而任何机器也都需要维护和保养，偶尔的卡纸、缺纸或碳粉不足都会影响办公的流畅性。
而在解决种种小问题的过程中所耗费的寻找相关人员、查找问题原因的时间有时比解决问题耗费的时间更久。而机器的使用情况又难以监控，如何及时平衡每台机器的使用率，针对使用率较高的机器进行重点维护也成为问题。
多元化的办公方式需要的是一元化的设备管理，优秀的文档管理系统不应该单单只解决了文档的管理问题，也应该对设备起到有效的监控作用。相比办公自动化1.0时代IT管理员只能通过实地查看来对设备进行检测，KDMS提供了更为便捷的管理方式。
管理员可以通过WEB页面查看设备的实时工作状态，检测和设定联网复合机上纸张及碳粉的剩余量，有效地预知碳粉用尽和卡纸等信息，及时地进行维护，而不用再等用户发现故障。更贴心的是，KDMS可以自动诊断一段时间内的机器使用状况，由统计得出彩色和黑白使用比率、覆盖率、平均印量等等，方便管理员更直观地获知机器状态，更有针对性的进行资源配置和设备保养。
2.0时代的文印管理
以往的办公模式中，用户在按下打印按钮之后，文件的一切属性都由此决定，整个输出过程完全不可逆，操作方式单一。一个打印的小错误都需要将整个打印过程重新操作一遍，耗费时间与纸张。
而由于指定打印机被长时间占用、设备故障等原因造成的等候与来回奔走，更直接影响了办公效率和员工的工作心情。既然在办公自动化2.0时代，管理员已经可以通过WEB网页获知机器的使用状况，用户也期望可以不受设备故障和占有率的限制更自由地进行输出操作。
