【IT168 博主观察】企业办公TCO(总体成本最低)一直是企业关注的热点和重点，特别是一些中大型企业更加注重TCO的管理。那么中大型企业在TCO的管理上是否都已经做得很好、很完善了呢?事实告诉我们，目前很多企业在办公打印这块TCO控制并不是很理想。

　　企业办公打印TCO概括

　　这里指的TCO就是企业办公打印整体成本最低，可能很多用户会认为企业办公打印TCO整体成本只包括了购机成本、耗材成本这块，其实这也没错，购机成本、耗材成本是其中非常重要的一块，但是只单纯考虑这两点还是远远不够的。

▲企业办公设备

　　很多用户在年底总结的时候，财务报表出来以后，会发现今年的办公消耗非常高，到底费用是如何出来的呢?在报表中一看就非常明了。TCO整体成本应该包括如下：耗材成本、购买机器成本、后期维护成本、使用中的成本浪费。很多用户都会把后面两点忽视掉。后面两点才是其中一个非常重要的因素，使用中造成的浪费直接会增加耗材的消耗、易配件的磨损。因此会产生一系列的连锁耗材消耗。

　　虽然目前很多办公设备厂商都在推自己的办公解决方案，特别是数码复合机厂商，几乎所有的厂商都有自己的独特的一套解决方案，为用户提供各种各样的办公文档输出管理服务，其中也有很多厂商的解决方案主要是针对企业TCO成本控制，但是在实际应用中并没有达到理想的状况。那么究竟中大型企业该如何来控制TCO整体成本呢，下面博主为大家做一个详细的分解。

　　企业控制办公打印TCO如何做到

　　企业想实现办公打印整体成本最低(TCO)，首先需要做的一件事就是要在购买办公打印设备前需要做好需求规划以及资金预算，另外还有一个重要的因素就是企业IT技术经理、CIO也要参与规划，把需求和成本对接起来，通过一个整体的打包方案来满足企业整体办公打印需求，而不是通过单纯制定部门级需求，这样在后续不利于管理，而且还会在前期造成资源浪费。

▲数码复合机

　　控制CIO如何做到：1.分析企业整体需求，尽量能够细化每个部门的需求，包括每天每月的大概使用量，有多少人使用，包括使用功能类型，比如说A部门以A4黑白打印为主，大概有20人，偶尔有复印需求;B部门90人有彩色打印、A3黑白打印，另外还有复印需求，C部门30人主要以复印为主，黑白打印为辅助;D部门80人偶尔有打印、复印需求，只有少数人有彩色打印需求。假设企业只有这4个部门，那么根据需求企业可以购买一台中低端彩色数码复合机来满足需求。

　　企业通过各部门需求分析以后，已经购买相应的设备形成办公打印，通过合理分配完全可以满足企业各部门的需求。虽然设备已经购买，这只是第一步。

　　控制TCO 复合机应用管理才是核心

　　购买合适的办公打印设备只是基础，企业要想很好的控制TCO，后续的应用管理才是重中之重，大家可以看一下刚刚提到的企业各部门需求，有些企业支持有复印需求，有些有彩色需求，有些是有黑白需求，有些部门只有少数人有彩色打印需求，而在前期购买规划中，企业通过大家的需求，只配备了一台中低端的彩色数码复合机来满足整体需求。

　　由于是所有人网络共享应用，那么应用管理就显得更加重要，大家可以想象一下，如果没有应用管理，所有人都可以应用复合机的所有功能，直接的后果是，大家都觉得彩色确实很好，那么大家都想使用彩色，而有些资料完全不需要使用彩色输出，那么就会造成资源浪费，特别是彩色输出成本，如果没有控制好，后续的消耗成本根本无法估量。

▲数码复合机应用

　　因此在购买设备后，企业IT技术经理或者是运维部门需要根据企业部门级或者是个性化需求用户进行应用权限管理，比如说A部门只有黑白输出，那么完全可以把彩色输出屏蔽，有些部门没有打印功能需求，那么可以把打印功能屏蔽，对于有些部门少数有彩色输出的用户，可以采用特殊开通，这样既能监控部门的使用情况，而且还能够核算出各部门在办公打印中的成本消耗。

　　那么复印功能可以使用刷卡打印的形式来进行管理，如果用户需要复印，那么首先需要进行复印解锁，只有解锁之后，彩色复印机才能够正常使用复印功能，另外还可以通过权限设置对刷卡用户进行管理，同样可以控制彩色复印输出。其实刚刚博主谈到应用管理模式，基本上都是数码复合机目前已经具备的应用解决方案，完全可以在实际应用中实现。

　　解决方案更多需要应用

　　目前数码复合机解决方案已经处于非常成熟时期，各大厂商都在不断的完善解决方案中的应用环节，由于很多解决方案涉及到企业日常管理与应用方面的东西，而很多中大型企业虽然有运维部门，有很资深的IT技术经理，但是事实告诉我们，数码复合机解决方案以及应用并没有得到企业的重视，这也是企业没有重视办公打印这块的TCO控制的重要原因之一。

▲数码复合机

　　大部分企业运维部门只对电脑、网络布线、集团电话、服务器等设备比较了解，但是对于数码复合机以及其他办公打印设备这块，知识相对比较缺乏，因此在实际的应用中就会造成很多问题，特别是目前数码复合机开始融入信息化的技术，而且需要和电脑、网络有更加紧密的应用，其中一个典型的问题就是，企业运维技术部门不能及时解决复合机出现的各类故障，或者说不能很好利用复合机已经具备的管理应用功能。

　　随着数码复合机应用解决方案的不断成熟，空谈解决方案没有实际意义，未来复合机厂商更多需要把解决方案推送给企业，而且需要更好的帮助企业培训出更多能够应用管理复合机的IT技术人员。或者厂商未来能够提供更加人性化的应用解决方案，能够帮助企业实现傻瓜式的应用管理模式，从而实现企业、厂商的共赢。

　　复合机厂商典型解决方案分享：

　　柯尼卡美能达解决方案：消减TCO(总体拥有成本)

　　http://www.konicaminolta.com.cn/business/solution/mfp_tco/index.html

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　　佳能解决方案：总体成本(TCO)

　　http://www.canon.com.cn/business/task/toc.html

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