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横河电机应用佳能iWAM记帐管理案例解析

  【IT168 应用案例】横河电机公司1915年创建于日本东京,旗下83个企业集团遍布世界29个国家和地区,员工超过20,000人,在工业控制行业是全球最为专业的跨国公司之一。横河电机集团在中国的统括公司----“横河电机(中国)有限公司”,旨在通过强化销售、技术支持、工程、售后服务等方面职能,适应中国工业自动化市场的多元化需求。

  这样一家集销售、技术、工程、售后等全方位业务与一身大型企业,在企业日常运营方面都遇到了商务输出问题的巨大挑战,且看佳能如何以全面的商务输出方案帮助横河电机(中国)有限公司压缩成本、提高效率。

佳能 佳能 iR C4580i 图片

  办公设备的问题与挑战

  不能分部门统计纸张输出无法独立核算部门成本因没有准确统计记录,无法得知各部门的实际打印量及花费,只能按照各部门人数粗略分摊总体办公成本,无法做到准确、公平。垃圾传真多造成纸张浪费

  设为自动接受状态的传真机会自动输出大量的广告传真,占总体传真数量的50%,造成极大浪费。文件扫描电子化繁琐标书外包成本高,160多名员工共用3台传统扫描仪实行电子化办公,总务部、财务部等部门大量原件存档备份工作耗时耗力。原有复合机无法彩色输出,营业部门平均每月外包大约2万张标书制作,成本很高。

  佳能iWAM记帐管理解决方案

  iWAM记帐管理结合部门ID 准确计算各部门办公输出成本,佳能iRC4580i和iR2800两台数码复合机的部门ID管理功能与iWAM记帐管理软件相结合使用,轻松解决了横河电机分部门统计使用成本的难题。

  iRC4580i最多可以注册1000个部门ID和密码,完全可以满足横河电机的需求,iWAM记帐管理软件可以同时管理多台复合机。IT管理人将每个部门的财务帐号作为部门ID,并为每个部门设定密码。所有的使用者在打印、复印或者扫描时,输入部门ID和部门的密码,配合iWAM记帐管理软件每个部门员工的使用记录便轻松而得。每个月财务部根据IT管理人员提供的各部门使用数据,准确快捷的计算出各个部门的打印、复印、传真等成本,由于有准确的数据支撑,各业务部对这样的分摊方式也非常满意。随着公司整合业务的日臻成熟,横河电机也正在考虑进一步细化管理,比如部门使用量限定,黑白、彩色用量限定等,以便达到细化成本的目的。这些佳能iWAM软件都能帮助横河电机轻松实现。

佳能 佳能 iR C4580i 图片

  “iWAM可以准确地记录,每个部门每位员工的打印、复印、扫描数据一目了然,由于每个部门都是直接用财务帐号作为注册名的,所以生成的excel表格可以直接看出各部门别的使用数量

  垃圾传真全部截留减少50%以上传真用纸

  iRC4580i的传真转发功能拦截住了所有的垃圾传真。现在,外部传真经iRC4580i接收后,转发至管理专员的本地文件夹内,这样管理员就会将广告等垃圾传真全部删除,办公传真再以邮件形式转发给相关人员,必要时候再进行输出,尽量将纸张传真转化为无纸传真。比起以前所有的传真自动纸质输出,现在至少节省50% 以上传真用纸。

  iRC4580i 高速彩色输出和彩色扫描节省成本、提高效率

  在打印和复印输出方面,iRC4580i 可以实现每分钟40页的高品质彩色输出,速度和色彩质量完全满足业务部门标书制作的需求,标书印刷工作现在由自己的复合机完成,仅把热胶装订外包,节省大量成本投入。

  在扫描发送方面, “彩色多元发送功能”极大地方便了文件电子化过程,如业务部与客户往来的报价签字件,需要回传或存档备份,研发部门一些纸质设计稿需要彩色扫描等等,均可通过iRC4580i进行全彩色扫描,发送到个人邮箱或者个人电脑上。现在员工都使用这项功能取代传真发送,节省大量传真费。

  总结:佳能的解决方案改善了横河电机分部门分摊办公输出费用的难题,传真转发截留广告垃圾传真,节省50%以上传真用纸;高速彩色输出和扫描,将外包标书制作内部完成,同时加快纸质文件电子化效率

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