【IT168 资讯】随着业务规模的扩大，有效的文件管理不仅有助于企业提高信息的利用率及工作效率，更能降低整体运营成本。正是由于认识到了文件管理的重要性，松下电器(中国)有限公司环境方案公司决定以数码复合机设备更新为契机，重新研究公司的文件管理环境，在遵循日本总公司的管理规则的基础上,提出了“强化信息安全；整合复印、传真、打印、扫描；分析输出记录；绿色环保”四大采购标准。
作为全球领先的文件管理专家，富士施乐在对松下电器（中国）有限公司环境方案公司的办公环境和文件使用状况考察后，为其量身定制了一套文件管理解决方案：将原来分布在各部门的数码复合机、传真机、基础业务系统专用打印机等12台设备，更换为5台最新的富士施乐DocuCentre-IV C3370CPS及一台ApeosPort-IV C3370CPS ，同时针对其“削减总成本”、“强化文档安全”的需求，提供了ApeosWare Device Management和ApeosWare Log Management两款软件以及IC卡解决方案。这样，公司的办公设备数量大大减少，不仅完全满足了客户的需求，办公成本、电量消耗等更得到有效控制，办公环境也得到明显改善。

　　强化信息安全

　　对在上海、北京等地拥有众多生产和经营基地的松下电器（中国）有限公司环境方案公司而言，信息安全的强化是首需解决的问题。该公司管理部的富江部长指出：“在更换设备之前，含有价格等保密信息的新产品等文件，常常散落在打印机附近，这存在着非常大的信息安全隐患”。而富士施乐的彩色复合机配置了IC卡身份信息识别系统，员工必须刷卡认证后才能在操作面板上进行各种操作，如将发送的文件打印输出。这不仅解决了无人认领的杂乱文件可能带来的信息安全隐患问题，复合机周围也变得更为干静、整洁。

　　实现成本控制

　　采用IC卡解决方案不仅确保信息安全，其权限管理功能还可对打印权限进行设置和管理，从而限制一些不必要的文件输出，实现有效的成本管理。而在传真方面，传送内容在公司内部服务器中保存后，员工可在输出画面上选择是否打印，这样有效防止了不需要打印的信件、广告等垃圾文件的输出，避免浪费。另外，采用了富士施乐ApeosWare Log Management软件后，可对设备的运行情况进行记录，让管理者随时可以了解掌握设备的使用情况，令成本可视化。同时，由于保留了运行数据的历史记录，还有利于监督检查设备的使用情况。

　　改善办公环境

　　“设备更换后的好处不止于此，原本12台的设备减少为6台，降低了电力消耗，在办公室的环境目标方面，也得到了意想不到的满意结果，”富江先生表示，由于业务拓展而不断增加职员，办公空间的不足往往让公司的行政人员倍感苦恼。现在设备整合之后，设备所占空间更为紧凑，省出了不少办公空间，为公司解决了一个很大的问题。

　　目前，松下电器(中国)有限公司环境方案公司仅在中国大陆的集团分支已超过10家，从上海到北京办事处，再到广州办事处和集团的各工厂，共采用了60台复合机，并建立了同样的工作环境。“不管去哪里的办事处，只需一张卡就在任一台设备上进行打印等操作，工作效率大大提升。”富江先生如是说。这种统一的规范化文件管理有效提高了整个集团的工作效率，员工则可将更多的精力集中在核心业务上。

　　通过重新审视文件管理环境，松下电器(中国)有限公司环境方案公司不仅解决了信息安全问题，更在节能减排方面得到了显著收效，改善了办公环境，同时也实现了办公成本的有效管理。“此次更换的富士施乐数码复合机将成功推进我们其他基地的复合机更换及文件管理环境的提升。”富江先生对接下来的工作充满信心。