【IT168 解决方案】快速、稳定、安全的输出环境是保障现代物流行业高效运作的基础，近年来随着物流市场的持续扩大，物流管理体系也面临不断完善的需求。近日，柯尼卡美能达办公系统（中国）有限公司与知名大型跨国物流企业合作，开发出适用于现代物流业的“量身定制”办公输出解决方案。今天，让我们一起来深入分析一下，整体办公文印解决方案为物流用户带来哪些变化。
 
　　物流用户文印输出问题

　　该企业信息技术部负责人孟先生如此表示：“物流行业工作流程非常复杂，在货物跟踪管理的每个环节都需要打印，如订舱产生的许多文档、客户提单、发票等。反应速度是否够快、是不是能够集中处理综合信息，对我们来讲十分重要。”。根据全球化业务发展的需求，该部门还提出，是否能将亚太范围内各网点的办公输出设备进行整合、寻求更加便于统一化管理的文档输出系统的想法。

　　经过前期调研后发现该企业在北京、上海等主要城市的月打印量可达百万张，相当于一天4-5万张左右，5-6人一组使用的传统小型打印设备已经很难满足文档快速输出的需求。同时，在各网点配置的100多台品牌、型号各异的输出设备十分不便于IT部门日常统一管理，而且传统的多联单表格一旦印错则会造成不必要的纸张浪费。

　　另外，经过深入调查还发现，现代物流的特性使得打印设备的稳定性、及时性显得尤为重要。如果打印设备发生故障不能及时维修或重新定向打印任务，就可能导致货物不能及时运输，造成不必要的损失。

　　解决方案特色

　　柯尼卡美能达利为用户提供了OPS（Optimised Print Services）综合提案服务，并针对物流行业特点，进行了定制化的开发。

　　一、软件平台“定制化”，为用户专属定制的IC卡识别系统，使文档输出更加安全、有序。

　　企业导入办公解决方案，首要考虑是客户化程度，即：是否可以与公司固有的管理系统集成。柯尼卡美能达采用IC卡管理软件及相应配件，可以将设备与纸张的输出相对应、持有IC卡（工作证）的员工与设备相对应，可充分应对现代物流企业高效输出的需求。

　　负责人孟先生介绍：“柯尼卡美能达提供的软件平台客户化程度很高，按照我们需求提供的软件与内部系统相结合；业务流程中产生的发票、提单和文档等与打印机系统完全对应。现在复合机设备搭载Follow me双备份打印功能，办公区域中确保至少有两台机器待命，员工只要到任意一台空闲的复合机上刷卡后就能及时打印，充分满足了我们物流企业要求，及时性地输出大量文档的需求。”

　　二、硬件管理“集成化”，调整打印机配置，减少不必要的资源浪费。

　　该物流企业原先分布在全国十多个城市网点的100多台、打印速度40-50ppm的多个品牌的办公输出设备，更换成近50台柯尼卡美能达多功能数码复合机设备，其中以bizhub 751和bizhub 950等高速设备为主，设备台数减少一半以上，输出速度则提高近一倍。大型设备稳定性高，可以充分满足现代物流高效运营的需求。针对用户的实际使用习惯，柯尼卡美能达还对不同规模工作组进行了优化布局，充分考虑物理位置、走动频率，从最大程度节约办公资源。

　　三、成本控制“透明化”，第三方协助管控，减少不必要的打印输出，控制文印成本。

　　针对该物流公司的成本控制要求，柯尼卡美能达提供了“抄表服务”合作方式。据孟先生所述，“每月完成打印任务后，根据柯尼卡美能达提供的报表，我们就能够详细掌握各台设备、各部门的打印情况，实现量化管理，使打印有序可控。同时，办公设备的统一也为IT部门进行设备的综合管理提供了很大便利。”

　　解决方案导入后效果

　　柯尼卡美能达解决方案被导入后，通过软件平台可以实现在预印纸张上的指定输出，不同用途的纸张不混淆，设备易用、操作流程也非常便捷。通过打印→认证→输出的点对点方式，信息输出的安全性也得到了保障。

　　据统计，在方案导入前，每个月的打印量为130万-140万左右，导入解决方案后，月印量已减少至每月100万张，节省了近30万纸张。统一化管理还节省了大量的人力成本，据计算文印系统更换之后，总体使用成本降低了20%—30%，后期成本得到了有效控。