【IT168 案例分享】效率、稳定、品质的文印输出环境是保障专业调查公司稳定运作的基础，近年来随着商业市场和跨国企业的高速发展，国际专业市场咨询企业也面临更大印量的需求。近日，震旦办公自动化与北京益普索市场咨询有限公司合作，定制出适用于咨询、调研、顾问公司的“量身定制”办公输出解决方案。今天，让我们一起来深入分析一下，整体办公文印解决方案给调研、市场咨询企业带来哪些变化。
案例背景
益普索成立于1975年，总部设在巴黎。目前为全球第三大个案研究公司。在38个国家拥有下属公司。近期益普索在收购了一家公司后，在华员工人数由300人增加到600人，预计印量将由原来的20万/月增加到40-50万/月，如何降低文印输出成本就成了当务之急。
益普索信息技术部负责人表示：“咨询顾问公司作为专业智库机构，在工作的的每个环节都需要打印，如立项中生的许多文档、提案、问卷等。反应速度是否够快、是不是能够集中处理综合信息，对企业来讲十分重要。”根据全球化业务发展的需求，该部门还提出，是否能将各地网点的办公输出设备进行整合、寻求更加便于统一化管理的文档输出系统的想法。
经过前期调研后发现该企业月打印量可达数万张，相当于一天3万张左右，传统的5-6人一组使用的传统小型打印设备已经很难满足文档快速输出的需求。同时，企业在发展过程中冗余的品牌、型号各异的输出设备十分不便于日常统一管理。
另外，经过深入调查还发现，不仅文印设备的稳定性、及时性很重要，对于智库型企业文印的安全却是重中之重，一但发生企业资料泄露问题，所造成的损失将无法挽回。
解决方案特色
为此，震旦根据客户的需求提供印量管理系统，并针对物流行业特点，进行了定制化的开发。
一、软件平台“定制化”，为用户专属定制的IC卡识别系统，使文档输出更加安全、有序。
企业导入办公解决方案，首要考虑是客户化程度，即：是否可以与公司固有的管理系统集成。震旦采用IC卡管理软件及相应配件，可以将设备与纸张的输出相对应、持有IC卡（工作证）的员工与设备相对应，可充分应对高效输出的需求。
益普索项目负责人表示：“震旦的印量管理平台客户化程度很高，合理的办公区域中布置，员工只要到任意一台空闲的复合机上刷卡后就能及时打印，充分满足了企业高效的要求，又能保证文印输出的安全认证。”
二、硬件管理“集成化”，调整打印机配置，减少不必要的资源浪费。
本次文印输出改造，共选择各式复合机7台，其中以AD369和AD429等高速设备为主，其中大型设备稳定性高，可以充分满足现代物流高效运营的需求。针对用户的实际使用习惯，震旦还对不同规模工作组进行了优化布局，充分考虑物理位置、走动频率，从最大程度节约办公资源。
三、成本控制“透明化”，第三方协助管控，减少不必要的打印输出，控制文印成本。
针对该客户提出的成本控制要求，震旦供了“抄表服务”合作方式。据介绍，“每月完成打印任务后，根据震旦提供的报表，企业就能够详细掌握各台设备、各部门的打印情况，实现量化管理，使打印有序可控。同时，办公设备的统一也为IT部门进行设备的综合管理提供了很大便利。”
方案实施效果
震旦文印方案被导入后，通过软件平台可以实现在预印纸张上的指定输出，不同用途的纸张不混淆，设备易用、操作流程也非常便捷。通过打印→认证→输出的点对点方式，信息输出的安全性也得到了保障。震旦的成本管控解决方案在效率不变的同时，通过印量管理系统定期的报表分析，对部分员工的印量限制，印量比预计的降低了25%。
▲震旦AD429高速数码复合机
并且，震旦借助网点丰富的优势，为益普索提供了在业内最快的“248”服务，确保用户的文印的稳定性，降低了客户的用复合机产品的成本，保证了效率。
