【IT168 案例】曾经倚靠“高科技”、“密集型”两大优势领跑于其他行业的IT制造业，如今也面临着信息安全和成本控制的课题。对高科技企业来说，任何一点信息的泄露都可能造成企业巨大的损失，而且由于行业原材料和人工成本的攀升，使得IT制造业不得不寻找能够压缩成本、管控安全的“良方”，来为企业经营“解压”。如何在不降低工作效率的同时降低办公成本？如何保障信息的输出安全？某国际知名IT制造商也提出了这样的疑问。

　　办公成本难管控，文档信息易泄露

　　该IT企业以技术生产为核心，业务覆盖全球范围，对日常办公设备也有着较多的需求。然而IT部门在日常管理的过程中却发现了越来越多的问题。

　　“首先，纸张浪费的情况非常严重，不必要的输出太多，而且设备没有进行统一管控，哪个人用了哪台设备，使用情况怎样，我们根本无法控制，导致办公成本长期居高不下。”该企业IT负责人表示，“另外，由于会有多个部门共用一台设备的情况，所以每到部门费用结算时都无法将成本精确到部门。”

　　同时，打印输出的安全也存在很大隐患。“我们有一些打印设备放置在离座位较远的区域，而办公室打印任务较多，有时刚刚确认打印的文件，待走到复合机跟前，输出的文档已经被其他人误拿，或者由于工作太忙，忘记取走自己打印的文件，这些情况都使文档安全受到威胁。”

　　该负责人还表示，“由于以往是根据部门的需求来临时采购办公设备，所以使用的品牌比较繁多，日常故障管理给IT部门造成了很大的工作量，而且影响到了制定战略性IT管理方案的核心业务，这让我们承担了巨大的压力。”

　合理配置设备，导入IC卡认证系统

　　面对这些课题，IT部门对办公设备开展了改善计划，以“不能使工作效率下降”为前提，探讨多个办公设备供应商的提案，最终选择了柯尼卡美能达的办公解决方案。

　　首先，柯尼卡美能达对办公区域和格局进行了分析，将输出设备减少到约400台设备，并且根据不同的打印量配置不同型号的复合机产品，从每分钟20张到50张，从彩色到黑白，将品牌进行了统一规划。这样既方便IT部门进行日常管理和维护，相同操作界面也便于办公室职员轻松上手。

　　在布局了硬件设备后，接下来就是导入方案的核心——IC卡认证系统。由于IC卡认证打印与员工信息一一对应，可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能，首先保证了输出信息的安全。“而且工作证（IC卡）每个人都有，无需增加我们的额外工作量和成本就能够引进和使用，这点非常好。”为了加强成本管理，再配合统计分析软件PageScope Account Manager，可以精确掌握每个员工在每台设备上的输出情况，不仅对部门运作成本有了清晰的了解，而且还能实时掌握设备运行情况的数据，实现成本精算和安全输出双管齐下。
 
　　降成本促安全 提高办公管理水平

　　方案导入后，客户很快就给予了积极的评价：“这种认证打印方式，间接限制了员工的打印量，减少了纸张浪费的情况。如果有的文件已经下达打印指令又不想输出，可以在操作面板上取消打印，系统也会将长时间未打印的文件自动删除，这样纸张输出量自然减少，员工的节约意识也相应提高。”IT负责人还兴奋地表示，“经过统计，办公成本比以往下降了30%，而且具体费用还可以精确核算到部门，这超出了我们当初对成本管控的预期，效果非常好。”

　　不仅如此，输出纸张安全的问题也迎刃而解，“因为采用了IC卡认证，每个人都只能先刷卡，再输出个人打印的文件，所以，以往的输出文件随意放置和错取的现象已经没有了。可见柯尼卡美能达的解决方案，可以将办公安全性提升到很高的水平。IT负责人还评价：“感觉柯尼卡美能达的办公解决方案很完善。”

　　另外，客户还表示，“柯尼卡的美能达的办公设备性能比较稳定，售后服务也非常到位。产品体验很智能，而且方便易用，员工也很快适应了这种先进的工作方式，同时也提高了我们的办公效率和管理水平，公司管理部门对此非常满意。未来可能还会计划进一步实现其他功能的拓展。”