【IT168 案例】电子政务的发展对政府部门的文档管理工作提出了“精简、高效”的要求，而在实际推进中却遇到了不少的困难。以某地省级检察院为例，案件归档文件不仅印量庞大，还需要连续和高负荷输出，办公环境中老化严重且故障频繁的普通设备已经无法适应黑白文档的集中复印、彩色照片高清晰打印扫描等需求。更令人堪忧的是在完成打印或扫描工作后，还需要耗费大量的人力和物力完成高质量的装订工作，流程繁琐、质量不高且出错率机率大。

　　该检察院办公设备负责人表示：“我们各地各院的输出量根据人数，每月在1-3万张不等，原先日常办公中存在着‘不好用、不想用、不敢用’的现象，这让我们的办公效率受到很大的影响。通过柯尼卡美能达的文档解决方案，帮助我们提高办公效率，节省人力成本和时间，现在各级提交的工作报告色彩鲜明，图文并茂，装订方式美观大方。”

　　高安全性能克服 “不敢用”

　　检察院的输出文档常具有保密性，“不敢用”的原因往往在于办公人员打印，复印，传真的文件经常随意的堆积在出纸口，其中的机密信息外来人员可以随意翻阅，而内部人员却需要浪费时间寻找。柯尼卡美能达复合机加载多种安全管理软件，除了简便易用的传统密码授权打印方式外，还兼容多种IC卡类型，采用IC卡认证打印，可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能，避免重要输出文件被误拿或遗失，保证了输出信息的安全。不仅保证了数据安全，而且更能合理控制打印量。

▲传统一体机无法管理，造成巨大的安全隐患
▲数码复合机设备可使用IC卡认证打印保障办公安全性

　　“整体办公文档解决方案改变了以往的工作流程，提升了办公效率，让员工在享受更优质的办公体验的同时，有效节省了人工和打印、装订成本，也大大减轻了操作人员的负担。这是一次双赢的选择。” 该检察院办公设备采购负责人如此评价道。

　　简易操作解决 “不想用”

　　原先设备在办公楼层中分散，使用设备型号多，需要安装多种类型的驱动掌握不同的操作流程。老旧的设备不仅无法满足大印量需求，后期维护也常常无法及时响应，造成办公效率的下降。一旦使用不当引发卡纸等，如果无法及时处理就会延误工时。这些使用中的不易最终导致员工“不想用”。

▲扫描解决方案

　　在该检察院统一导入多台柯尼卡美能达bizhub C360产品后，员工只需要安装一种驱动软件，操作面板直观易懂，即便在设备发生卡纸、碳粉不足等情况时，也能清楚显示动画操作步骤，在不需要专业IT人士的帮助下，轻松掌握简单的维护方法。柯尼卡美能达完善的全国经销商售后服务网络，及时、快速的售后服务对应体制，也解决了用户的后顾之忧。

　　一站式体验应对“不好用”

　　由于检察院基层操作人员有限，而日常操作流程中人工参与率很高。在日常办公中，文件除第一页的红头和最后一页的红色公章之外，其余部分均为黑白页。因此，为了节约成本一般都采用“红头文件”预印的方式，在打印输出正文后人工完成折页、装订、加盖公章的工序，制作流程较为繁琐，出错率高。

　　采用柯尼卡美能达解决方案，面对归档文件集中打印输出时，bizhub C360高生产力和稳定性保障高品质文件和彩色照片图像的输出。配合“My Tab”打印设置功能，能显示使用角订，中央装订，打孔等多种装订效果，并实现自动装订，体验以往未曾使用的譬如小册子装订，高速扫描，长纸打印等功能，大大节省了以前用人工完成的各项工序所花费的时间和人力成本，降低了人为产生的出错概率。