【IT168 案例】特种设备检测与社会经济发展和人民生活息息相关，由于行业的特殊性，检测单位对日常办公的周边配套设施也提出了很高要求。以某市特种设备检测研究院为例，在原有的办公设备无法满足现有工作需求的情况下，通过导入柯尼卡美能达OPS综合提案服务，极大改善了工作流程，使办公效率得到了大幅提升。

　　OPS（Optimised Print Services）综合提案服务是柯尼卡美能达所提供办公文印应用优化服务项目，目前企业用户的办公输出环境大多为打印机、复印机、扫描仪、传真机等办公设备拼凑而成，因为规格和品牌造成了缺乏系统有效的管理或维护，柯尼卡美能达OPS综合提案服务综合运用咨询、硬件、软件实施以及工作流程相结合的形式，通过前期咨询、改善实施、后期管理三个环节的衔接运作，能够对设备、流程、成本、安全、环保5个关键领域进行整体性改善。

　　针对不同的办公输出环境，柯尼卡美能达“量身定制”地提出不同的改善提案，例如：对该特种设备检测研究院的特殊办公输出环境，通过导入OPS综合提案服务，得到了显著的改善效果。据该单位相关负责人表示，“以往办公设备故障频发，办公效率低下，文档处理安全和成本控制等方面存在诸多问题。柯尼卡美能达通过实施OPS综合提案服务，使我们的工作流程得以优化，工作效率提升40%，办公成本下降20%，而且更好地保障了机密文件信息不被泄露，并且降低了纸张和电力等资源的消耗，环保效益更佳，各部门对导入效果十分满意。”

　　刷卡认证解决日常管理多重难题

　实现办公设备的集中管理是该研究所的当务之急，据用户介绍，原有的文档输出设备品牌和采购时间不统一，许多设备到了使用期限还在超负荷工作，导致IT部门耗费大量时间进行日常设备维护，无法专注开展核心业务，各部门的办公支出也难以核算。老旧的办公设备缺少加密设置，导致打印出来的“机密”测试报告常常被误拿，面临泄密的风险。

▲内置刷卡认证系统

　柯尼卡美能达OPS综合提案服务中的刷卡管理解决方案就能很好地解决这些问题。

　　导入IC卡用户认证系统后，员工只需在电脑上确认打印任务，走到任何一台空闲的复合机前直接刷卡即可得到自己的打印文件。这样的好处是，首先规避了打印输出信息泄露的风险；其二，均衡了设备负荷，员工也无需排队等待打印，减少了时间浪费；其三，由于个人IC卡信息唯一，通过刷卡录入，个人打印信息将自动归入所属部门以便统计。对于不必使用彩色打印的部门，可以设置打印权限和使用限量。系统每月将生成自定义格式报表，成本和使用情况一目了然。

　　柯尼卡美能达的先进设备还为用户大力推行双面打印和扫描到邮件（scan to me）等降低纸张成本的举措，减少了不必要的纸张和碳粉的浪费，经后期统计已实现了20%的办公成本缩减，环保效益也随之提高。方案导入带来的便捷性使得工作效率提升40%，从根本上促进该研究所办公效率全面升级。

　　运用二维码实现文件智能归档

　　检测研究院时常有大批量报告文件需要归档，纯手工操作不仅浪费时间，还容易出现错漏。研究院迫切希望以“智能”化自动归档系统来取代传统的人工操作，全面提升办公效率和业务精准度。而如何让复合机像“人眼”一样自动识别扫描信息并进行分类？柯尼卡美能达给出了创新的二维码分割系统。

▲二维码系统（本图与柯尼卡美能达二维码系统无关）

　　当今二维码已被广泛应用于现代商业活动中，在研究院每一套检测记录资料的首页，也标志了唯一识别的二维码。柯尼卡美能达的二维码分割系统，在复合机自动批量扫描并初步归档之后，自动访问文件夹，“搜寻”带有二维码的文件，并将其推送到指定的分类文件夹中。据初步测算，实施此系统之后至少减少了约80%的时间浪费，归档准确，避免了人工出错。

　　全保服务 保全系统稳定

　　为保证企业办公系统的正常运转，全面的售后服务也被整合进OPS体系。柯尼卡美能达为用户提供全面的产品与服务，除了传统的维修服务外，还增加了设备及相关配套软件的培训。针对研究院非常关注的维修效率，柯尼卡美能达采取多种措施保证在最短时间内完成维修任务。

▲柯尼卡美能达智能移动设备应用

 　　“自从实施了OPS综合提案服务，以往办公上存在的繁琐和不便一扫而空，各部门都能更加专注于本部的核心工作。我们非常感谢柯尼卡美能达，能够针对我们自身的特殊性以及出现的问题实施个性化解决方案，这让我们看到柯尼卡美能达公司真诚的合作诚意以及专业化的技术水平。”研究院负责人再次强调。

　　柯尼卡美能达OPS综合提案服务帮助特殊行业用户成功实现了高效、智能的办公管理，提高安全性，并最大化缩减办公成本，充分体现了“增值服务”的价值所在，为用户引领产业升级奠定了坚实基础。