【IT168 办公视点】现代企业办公文印，不在单纯的追求效率，而是在提高输出效率的同事，还要考虑到文印成本、安全、易用性和环保等综合条件。尤其是2013年欧债危机爆发之后，越来越多的企业在选购复合机、一体机等打印设备的时候，都会综合考虑如何平衡这些文印设备在办公室的部署，制定合理的OA文印解决方案，灵活的采购配置复合机设备，既要满足企业节流减排的需求，又要提升企业整体工作效率，为企业创造更好的投资回报率。
▲平衡部署 突破办公文印隐性成本魔咒
经过多反面调查我们发现，现在中大型办公室文印输出时大多会遇到一下几个问题，
1、无法完全掌握办公自动化设备的使用和运营成本情况。
2、由于使用多品牌多型号，不同类型的办公自动化设备，导致了管理既耗时又费力
3、重要的输出文档由于疏忽有被取走和丢失的风险
当然，除了这些显性问题之外，能耗作为文印设备存在的隐性成本也不可忽视，例如：一般复合机产品在待机状态下的每小时电能消耗大约是0.27wK/h，而进入休眠模式后每小时的耗电量仅为0.02wK/h，中国复合机设备保有量大约是400万台，每天如何复合机可以自动休眠1小时，就能节省100万wK/h，相当于节约40.4万吨二氧化碳排放(1 度电相当于0.404 千克标准煤，对应排放约1 千克二氧化碳);这相当于面积约为40.4公顷的阔叶林一年所能够吸收的二氧化碳的总量(1 公顷阔叶林每天能吸收1 吨)，一个小小的休眠功能，就可以创造出如此巨大的社会效益，办公节能的潜力不可小视。
▲企业办公
结合企业文印输出特点，按照实际需求来采购配置复合机设备，合理采购，是企业节约成本，提升效率的重要法宝。下面，我们一起通过柯尼卡美能达公司，为罗门哈斯公司中国，提供的整体办公文印解决方案，来看一下在中大型办公室，如何部署文印设备。
上海某外资化工企业是一家研究、生产、经营精细化学品和中间体的跨国公司，在世界精细化工界位居顶尖地位。由于将企业生产基地与研发基地整合，厂区员工达到800人以上，新的办公室遇到了打印设备冗余问题，大量不同品牌不同型号的打印设备，使得IT部门每天都要付出大量人力来应对公司内各部门频繁提出的修理要求。
为了掌握企业办公设备带来的隐性成本，柯尼卡美能达为客户实施了一次综合办公评估调查，以帮助将所有办公自动化设备的配置状态、运营和其他成本可视化。通过引入柯尼卡美能达的解决方案，获得了包括减少了管理所需的时间和劳力、简化了成本管理以及提高了安全性等改善。
▲解决方案构成图
通过深入的调研和规划，将原有的不同型号的产品进行了梳理和淘汰，并为其配备柯尼卡bizhub C454彩色数码复合机2台，满足彩色输出应用需求，bizhub 501黑白数码复合机2台，满足高速黑白输出的需求，另外搭配4套IC卡认证组件，提供认证输出功能，解决文印安全和管理问题。这4台设备取代了原有的10台办公设备的所有功能。
▲柯尼卡美能达数码复合机
同 时 还 导 入 了 统 计 管 理 软 件［PageScope Account Manager］、设备管理软件［PageScope Net Care Manager］，实现了对办公设备的统一管理。导入后，得到了多种成效。设备发生故障和卡纸的情况不但明显减少了，设备管理效率也提高了。导入前，每次设备发生故障，都必须到设备放置处，确认该设备的问题。导入后如果设备再发生问题，利用Net Care Device Manager监测，管理者就能通过电子邮件和手机自动收到相应的问题报告。
IT部技术总监李先生表示，“以前，公司内办公设备的数量实在太多了，在公司里有什么设备，使用中的状况到底是怎样的，运行成本是多少等问题，从整体上把握是很困难的。多亏了柯尼卡美能达评估调查服务，让IT部能够马上掌握到发生问题的设备所处的场所及问题种类等信息，就可以准确迅速地处理问题。而且，在复合机使用量较大的财务中心，处理故障的时间减少到1/3，这样的话设备管理工作量也得到减少。”
综上所述，面对中国复合机市场应用现状，采购转型，应用转型已经成为必然趋势，新型的综合文印解决方案应用时代已经来临，用户需要改变传统模拟时代复印机的应用习惯，在数码复合机应用中，合理利用资源，减少浪费，提升工作效率，才能是企业最终的目的，用户不要因为传统的观念而企业文印产品使用过程中造成的隐性成本，而综合文印解决方案的导入，既能帮助企业降低隐性使用成本，又能够为企业创造更安全和高效的企业文印环境。
