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办公催化剂 夏普简单刷卡认证解决方案

2013-08-29 16:38    it168网站原创  作者: 陈华杰 编辑: 陈华杰

  【IT168 解决方案】随着办公智能化的普及,不少企业都配备了大中型黑白数码复合机用于日常办公打印输出,而且数量也不止一台。虽然复合机极大地提升了企业的办公效率,但是这些大型机器放置在公共区域,不仅任何人都可以使用,而且容易造成企业机密信息泄露、管理和办公成本居高不下的后果。经过我们反复调研,发现这一类用户都普遍存在这样的问题:

办公催化剂  夏普简单刷卡认证解决方案

  (一)管理难度大 用户的黑白数码复合机一般放置在公共区域或者文印室,基本上任何人都可以使用,这样不仅浪费纸张耗材,长期下去势必造成复合机提前退休。
  (二)信息安全难以保证 由于复合机与使用者存在的一定的距离,对于打印像工资单、财务报表等机密文件,用户不能第一时间拿到输出文件,或者丢失在成堆的打印件中,造成机密信息被泄露。
  (三)办公效率低 由于企业员工公用一台或者数台复合机,在使用打印、扫描等主要功能时,往往出现找不到自己的打印文件,或者扫描找不到地址,极大地降低了办公效率。
  (四)办公成本大 设备多、印量大,每天都有数千页的文印输出量,特别是不必要的彩色文印,势必增加企业的办公成本。

  针对上述存在问题,夏普近期为用户量身定制了一款复合机解决方案“简单刷卡认证”,拥有卡片与服务器目录认证、保留打印、Scan to Me印量与功能限制、统计报表等多个功能,这是一款基于复合机本身的应用解决方案,无需软件和服务器就能实现。

办公催化剂  夏普简单刷卡认证解决方案

  同时,通过夏普简单刷卡认证解决方案,能控制黑白彩色印量,降低办公成本和极大地提示办公效率,员工操作也非常方便。接下来我们看下夏普简单刷卡认证解决方案具体操作方法。

 


  使用夏普简单刷卡认证解决方案,用户只需给机器加装一款IC读卡器(或选够内置IC卡读卡器机型),用户只需通过夏普复合机的【用户控制】功能,开启【使用IC卡进行认证】功能,这样用户就可以快速实现IC卡认证打印解决方案。

本机刷卡认证 无需其他软件
▲开启夏普简单刷卡认证功能

本机刷卡认证 无需其他软件
▲启用智能卡认证许可方式

本机刷卡认证 无需其他软件本机刷卡认证 无需其他软件
▲智能卡注册操作

本机刷卡认证 无需其他软件
▲放置好智能卡即可实现注册
 

  通过这样的简单几步操作,夏普简单刷卡认证解决方案正式启动,相比其他的解决方案,省去了安装软件和配件的多余步骤,IT管理员便可以对用户进行权限分配,以达到管理监控的目的。

  同时,夏普简单刷卡认证解决方案需要的智能卡非常广泛,可以是门禁卡、交通卡等,整个注册过程也是非常容易。使用夏普简单刷卡认证解决方案后,就像给复合机装上一把锁,可以限制未授权的客户使用该复合机。
  
  面对中国复合机市场应用现状,采购转型,应用转型已经成为必然趋势,新型的文印解决方案应用时代已经来临,用户需要改变传统模拟时代复印机的应用习惯,在数码复合机应用中,合理利用资源,减少浪费,提升工作效率,才能是企业最终的目的,用户不要因为传统的观念而企业文印产品使用过程中造成的隐性成本,而综合文印解决方案的导入,既能帮助企业降低隐性使用成本,又能够为企业创造更安全和高效的企业文印环境。


  针对公共区域复合机使用容易造成信息泄露的难题,夏普简单刷卡认证解决方案为用户提供了保留打印功能,可以把打印作业暂存在复合机的硬盘内,直到在复合机通过认证才能输出,可以保护用户文档打印私密性和安全性。

 

 

保留打印 全面保护信息安全
▲保留打印设置
 

保留打印 全面保护信息安全
▲保留打印过程

  要实现保留打印功能,必须在打印选项任务处理中选择保留功能,同时输入认证方式和用户名,然后用智能卡刷卡认证。通过认证后,复合机会出现上诉提醒信息,用户按确认即可实现打印,打印后复合机自动删除机密数据。

 

保留打印 全面保护信息安全
▲手动删除数据

  保留打印时若用户设置了保留密码,就不会出现提醒信息,需要用户进入复合机硬盘文件夹进行手动删除,这样复合机旁不再堆积大量打印资料,机密资料也不会由于提前被打印出来,而造成信息泄密!


  作为多部门公用的复合机,内部存储了数百个地址,普通扫描时连个发送地址找不到,费时费力。夏普简单刷卡认证解决方案具有“Scan to me”功能,只需‘一键’就可以轻松的将资料扫描到自己的邮箱,提升办公效率。

Scan to me  轻松扫描到手
▲传统卡刷认证的缺点

Scan to me  轻松扫描到手Scan to me  轻松扫描到手
▲一键式扫描到个人邮箱 轻松更换扫描地址

  使用夏普简单刷卡认证解决方案时,扫描时通过刷卡认证,复合机就会自动弹出扫描界面,用户只需按“图像发送”就能把扫描内容发送到个人邮箱。若要更换地址,按下方取消键就能实现更换,非常方便,确保每一个扫描件都快速准确地送达。


  业规模大了,复合机乱打印现象变得越来越普遍,特别是彩色文印的浪费极为严重。夏普简单刷卡认证解决方案还能进行功能和印量限制,通过用户权限管理,限制员工的文印行为,通过刷卡就能控制彩色的使用权限,减少输出浪费,降低总体办公成本。

 

功能、印量限制,全面减低办公成本
▲简单刷卡认证的功能、印量限制

 

功能、印量限制,全面减低办公成本
▲计印量管理效果

 

功能、印量限制,全面减低办公成本
▲简单印量统计

  使用了夏普复合机简单刷卡认证, 评估和设置合理的员工印量配额,可提高员工的节约意识,控制文印量。同时配合夏普‘软件’,轻松汇总、统计设备每月印量,图形报表更加一目了然,能整体上降低企业的办公成本。
 


  目前简单刷卡认证解决方案适用于数个夏普复合机机型,具体型号如下:
  黑白中速复合机
  MX-M2608U/M3108U/M3508U

  彩色中低速复合机
  MX-2618NC/3118NC/3618NC

  彩色中高速复合机
  MX-4128NC/5128NC

 

简单刷卡认证支持 适用客户的规模
▲用户刷卡输出

  夏普简单刷卡认证解决方案应用面非常广泛,不仅能解决信息安全问题与控制办公成本,而且特别适合小型创业企业,能为企业省去IT管理的预算投入,轻松统计设备印量,严格控制成本支出,是企业工作化繁为简的催化剂,全面提升办公效率。

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