【IT168  办公视点】随着当前中国市场经济的不断成熟，不少小企业经过迅速发展，企业规模扩大，逐渐挤入了大企业的行列。但是企业在人员增加，设备增加的同时，却面临着一系列管理上问题：信息沟通不及时，办公成本偏高、设备人员难管理和企业信息安全等等。比如日常的办公设备，早年创业时人员少，共用一台打印机自然没有什么浪费现象，但是规模扩大后，一个公司分布若干台复合机供数百人使用，无法监控复合机的使用情况，自然也难以控制打印浪费现象。经过我们调查发现，目前这些发展起来的大企业在办公方面普通存在以下问题：

▲大企业精管理　柯尼卡美能达优化办公环境

　　（一）设备数量增加，但功能参差不齐，打印机、一体机、复合机各式各样的设备均有，难以统一管理
　　（二）由于无法统一管理设备，打印浪费普遍存在，办公成本偏高
　　（三）由于设备管理不足，员工内部信息沟通不及时，影响工作效率
　　（四）由于企业人员多，企业商业机密面临泄露风险

　　除此之外，办公设备的日常维护和电耗成本也是一笔不小的支出，日积月累不仅是企业的负担，也是对社会和环境的破坏。据调查，企业日常办公隐性浪费最为严重就是办公电耗浪费，而办公打印设备占了很大的比重。针对这些大企业面临的管理问题，急需一个能兼顾管理设备和人员的方案。接下来我们通过柯尼卡美能达为上海一家大公司提供的办公解决方案的案例，分享如何创造低成本、高效、安全的办公环境。

　　柯尼卡美能达办公解决方案
　　
　　此次与柯尼卡美能达合作是上海一家跨国公司，企业发展的同时，员工人数也逐年增加至200人，但企业日常办公使用办公设备是单一的复印机，品牌杂乱且数量高达20多台，如此众多的机器给日常办公带来了很多问题。该公司企划管理部部长说，哪个人用了哪个设备，使用的情况怎么样，是很难掌握的。所以，想要缩减打印张数，却也没有找到什么有效的手段。

　　除此之外，作为一家跨国企业，拥有大量客户等业务机密信息，而且日常办公都是共用复印机的，员工如果不马上去取自己输出的文件，就可能会混在其他员工输出的文件里，有时也会出现被别人错拿等现象。而且这家企业目前大量的办公设备已经处于“服役”多年状态，设备故障频繁，影响多个部门的日常运行，因此急需对办公设备进行跟新换代，并加强企业信息安全的防护能力。

　　柯尼卡美能达经过多方面调研，针对公司办公设备陈旧、管理混乱等问题，首先提出淘汰20多台老式复印机，统一使用彩色复合机bizhub C451和bizhub C550共计5台，数量变少，设备管理难度降。同时导入与柯尼卡美能达复合机相匹配的IC卡认证打印解决方案，结合员工用于进出公司的门禁系统的IC卡，无需增加工作量和成本。
　　
　　
　　
　　
　　

　　降低办公成本 全方位防护信息安全

　　通过柯尼卡美能达办公解决方案，企业输出文件被错取或随意放置的现象减少了。因为引进了IC卡认证打印，员工打印后，实现了只有本人才能拿到自己输出文件的功能，信息安全得到了保障。

　　企业部长感言道：“这样也节省了来回取文件的时间，改善后的效果显而易见。现在要是回到以前的工作方式，工作效率肯定是会下降的”。

　　此外，在削减办公设备运行成本方面，也取得了很好的效果。每个员工的输出张数可以进行具体的统计和分析。所以间接地限制了员工的输出量。输出数量在刚开始使用的半年里就减少了10%。作为下一个阶段的管理，采取了告知所有员工各自的输出张数的措施后，输出张数明显下降了。通过提升员工的节约意识，取得了削减输出量的效果。

　　在其他方面，例如减少了设备数量，相对的故障应对的管理工作量也减少了约40%，增加了在核心业务上投入的时间。放置空间和电费等的减少也成为削减成本的一部分，为公司带来了各种益处。
　　
　　通过柯尼卡美能达办公解决方案，为这家跨国企业全面优化办公环境，提高工作效率和成本削减，并加强信息安全性，从而更加提升企业自身价值，而这种模式也被行业内众多跨国企业所认可！