【IT168 解决方案】成堆的文件、档案，繁琐的审批流程，你的企业是否还面对如此窘境?随着计算机应用及企业信息化的发展，无纸化办公的理念已经逐步成为主流，电子文档正在逐渐取代传统的纸质文档，让人们从繁琐的纸质文件审批流程中解放出来，不仅可以提升办公效率，而且还可以有效降低办公成本，操作更简单、信息可控更安全。

　　某企业是业内知名的高科技分析和测试仪器、医疗器械及工业设备的研发制造厂商。目前已经在全国拥有13家分公司，5家分析中心以及60多个技术维修点，员工人数达到千人以上。由于业务的不断扩展，该企业的各个分公司及分支结构之间需要经常地进行沟通和联络。同时，随着员工数量的不断增加，如何提升办公效率、减少时间的浪费，优化企业审批流程显得越来越重要。

　　革新传统办公模式 提升效率完善管理

　　过去，该公司仍然采用纸质文件，在日常工作中，需要手工填写大量申请表再进行审批、签字等流程，相当耗费时间;手工输入的出错率高，效率低下。而且，纸质文件需要占用大面积的仓库进行保存，难以查找，保密性也不佳。对于审批的领导来说，每月集中处理大量纸质文件，需要花费大量时间，而且如果不在座位或外出，就只能推迟审批，也一定程度影响效率。此外，由于纸质文件审批流程难以实时查询，长年累月累积之后，对纸质文件的查询工作难度很高，严重影响工作效率。

　　针对该企业遇到的问题，柯尼卡美能达为该用户量身定制了一套“企业核心业务流程解决方案”。通过利用此解决方案，该企业员工只需在WEB端登录，就能在线填写申请单，并上传至服务器，通过服务器将需求传送到指定的部门或者负责人处，形成一套完整的可视化流程。如果遇到审批领导不在公司或出差，也可以在移动办公状态下通过电脑接入网络，还可以设定代理审批人来进行审批，将文件传递下去，审批流程不会因为领导的出差或者不在座位而中断。

▲企业员工只需在WEB端登录，就能在线填写申请单

　　同时，由于实现了文档的电子化，无需编程、该用户就可以按照实际需要自行设计申请表模版，不仅便于管理，而且可以显示不同的状态，定时归档，查阅也更便捷。另外，“企业核心业务流程解决方案”能自动遵循特定的审批路径和规则，满足不同的需要。如审批金额在10万以上或不足10万，都能以金额为条件，按照规则发送到各自负责的审核人处。在审核流程结束后，该系统还能自动生成Web报表或通知邮件，实现可视化管理，供相关员工分享。

▲企业核心业务流程解决方案能自动遵循特定的审批路径和规则，满足不同的需要

全面优化办公流程降低成本节能环保

　　“自从使用了柯尼卡美能达所提供的企业核心业务流程解决方案后，全面优化了办公流程提升了办公效率，而且实现无纸化办公后所降低的成本也不可小视。首先，在日常办公中直接节约了大量的纸张。其次，在仓储、人工、时间等方面节约的成本也同样相当可观。通过该解决方案为企业在节约办公成本方面所带来的益处是毋庸置疑的。而且在实现无纸化办公，节省纸张使用的过程中，也对节能环保做出了不少贡献。”该企业IT管理负责人表示。

　　此外，柯尼卡美能达所提供的定制化解决方案可以整合在企业内部现有的系统中，实现审批功能，不需要重新开发相关功能，节省了开发的成本。同样，该解决方案对于计算机硬件及服务器也没有太高的要求，并且兼容现有的设备，不会增加任何新设备的添置及维护的费用。