【IT168 办公视点】IT行业指从事经营手机、电脑等信息产业、以及网络、软件等相关行业的统称，主要优势是内容广泛，而且具有新型产业的结构，是我国经济发展和社会发展的主要动力。特别是倚靠"高科技"、"密集型"两大优势领跑于其他行业的IT制造业，对国民经济的影响重大。但是随着近十年WTO制度深入，我国逐步取消了外国投资对IT行业的技术限制。在处于相同地位的竞争环境下，国内IT制造业也开始面临着信息安全和成本控制冲击。例如对于高科技企业来说，任何一点信息的泄露都可能造成企业巨大的损失。

　　同时，由于行业原材料和人工成本的攀升，使得IT制造业不得不寻找能够压缩成本、管控安全的"良方"，来为企业经营"解压"。经过综合分析后，我们觉得目前IT制作业在办公上面临着多个挑战：
　　（一）整体环境变化：政策保护优势逐渐消失，面临国际市场的多重挑战
　　（二）经营理念：粗放型办公理念，对办公缺乏统一管理
　　（三）安全隐患：文印安全无保障，信息随时可能被泄露

　　据了解，这个行业中的大部分企业都面临着上述问题，IT制造业如何在不降低工作效率的同时降低办公成本，如何保障信息的输出安全？接下来我们通过某国际知名IT制造商优化办公的成功案例，来分享柯尼卡美能达办公解决方案的优势。
　　
 

　　此次与柯尼卡美能达合作的是一家国际知名IT制造商，该企业以技术生产为核心，业务覆盖全球范围，对日常办公设备也有着较多的需求，然而IT部门在日常管理的过程中却发现了越来越多的问题。
　　
　　首先，企业办公设备是多个部门共用，所以每到部门费用结算时都无法将成本精确到部门。由于设备没有进行统一管控，不必要的输出太多，纸张浪费的情况非常严重，根本无法控制，导致办公成本长期居高不下。

　　同时，打印输出的安全也存在很大隐患。一些打印设备放置在离座位较远的区域，而办公室打印任务较多，打印的文件被其他人误拿，或者由于工作太忙，忘记取走自己打印的文件等情况经常发生，使企业的信息安全受到威胁。　　

　　最后，由于设备杂乱也给IT运营造成一定的困难。负责人表示，“由于以往是根据部门的需求来临时采购办公设备，所以使用的品牌比较繁多，日常故障管理给IT部门造成了很大的工作量，而且影响到了制定战略性IT管理方案的核心业务，这让我们承担了巨大的压力。”

合理配置设备，导入IC卡认证系统

　　根据这家IT企业反馈的问题，柯尼卡美能达提出了针对性的改善计划，以"不能使工作效率下降"为前提，建议导入柯尼卡美能达的办公解决方案，极大地降低的办公成本。

▲柯尼卡美能达卡刷验证解决方案

　　首先，柯尼卡美能达对办公区域和格局进行了分析，将输出设备减少到约400台设备，并且根据不同的打印量配置不同型号的复合机产品，从每分钟20张到50张，从彩色到黑白，将品牌进行了统一规划。这样方便了IT部门进行日常管理和维护。

▲降低后期使用成本

　　接下来就导入方案的核心—柯尼卡美能达IC卡认证系统。由于IC卡认证打印与员工信息一一对应，可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能。在保证信息安全的同时，无需增加我们的额外工作量和成本。若配合统计分析软件Page Scope Account Manager，还可以精确掌握每个员工在每台设备上的输出情况，不仅对部门运作成本有了清晰的了解，而且还能实时掌握设备运行情况的数据，实现成本精算和安全输出双管齐下。

　　客户评价说：“这种认证打印方式，间接限制了员工的打印量，减少了纸张浪费的情况。如果有的文件已经下达打印指令又不想输出，可以在操作面板上取消打印，系统也会将长时间未打印的文件自动删除，这样纸张输出量自然减少，员工的节约意识也相应提高。”
　　
　　使用柯尼卡美能达办公解决方案后，企业不仅控制了整体的办公成本，而且输出纸张安全的问题也迎刃而解，因为采用了IC卡认证，每个人都只能先刷卡，再输出个人打印的文件。可见柯尼卡美能达的解决方案，可以将办公安全性提升到很高的水平。