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不止是数码复合机,更是内容管理中枢!柯尼卡美能达MCS服务解析

2017-09-05 09:59    it168网站原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168解析】近几年来,在办公领域中有一个概念常常被人们所提及——无纸办公。无纸办公即不用纸张办公,指利用现代化的网络技术进行办公,其主要传媒工具是计算机、ipad、手机等现代化办公工具,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理。在节约纸张的同时大大提升工作效率,将人们从繁琐、无序、低端的工作中解放出来。这项概念的应用也意味着科技办公时代的到来。

柯尼卡美能达MCS服务解析

  对于各大文印设备厂商来说,无纸化办公的大趋势毫无疑问是一个巨大的挑战,厂商们都纷纷作出了各自的应对。在这其中,柯尼卡美能达毫无疑问走在了前列。

  早在2014年,柯尼卡美能达就推出了一站式内容管理服务(ManagedContentServices,以下简称"MCS")。这项服务十分迎合无纸办公的趋势,这里,编辑君就为大家简单介绍一下这项服务。

柯尼卡美能达MCS服务解析

  MCS服务旨在为用户提供数字化内容管理服务,进一步优化内部业务信息沟通流程,提高效率,降低成本。其具体的功能主要体现在企业文档和内容管理产品“Doc Record”上。

  Doc Record的设计初衷在于帮助15-2000人级别的企业实现企业内部的文档和内容管理,让企业内部的业务流程更加流畅。

  Doc Record是一款WINDOS应用程序,其基本模块和其他模块都安装在WINDOS服务器上。其基于H5页面技术的客户端可以支持多种设备进行使用。

  除去其基础程序,Doc Record还可以搭载包括自动化服务器、索引客户端、工作流程服务器、条形码服务器、API等多种模块,用于优化和梳理整个办公文件管理的流程。

  简单的说,该服务最核心的功能在于在企业内部快速检索文档,使用户能够在办公过程在轻松找出所需的文件并通过硬件进行打印、传真、电子邮件等一系列操作。

  搭载了这项服务数码复合机其实已经从单纯的文印终端变成了办公文件集散中心,其在企业内部文件信息管理中的优势主要体现在以下两个方面。

柯尼卡美能达MCS服务解析

  ●有效提高效率,降低成本

  Doc Record能够帮助使用者即时访问储存在服务器上的文件和数据,同时进行自动归档,省去了人力对文件进行分类管理以及归档处理的过程,在提高效率的同时能够大幅度减少因人为操作而出现错误的几率。

  对于新接收到的文件,该应用也能自动进行归档并发送给相关人员。在这一过程中,Doc Record能够自动从文档中提取类似客户名称、票据编号、发票金额这样的关键信息,并发送给用户进行确认,整个文件处理过程化繁为简,同时也支持将提取的关键数据自动存入服务器,便于下次调用。

  Doc Record在工作文档的审批过程中也能为用户提供便利。软件能够为用户提供一种更加优化文档文件审批方案,通过内部网络线上进行审批,同时用户也能轻松查看到审批的实时进度,大大减少工作流程。对于效率的提升以及企业人力成本的降低都能起到不小的正面作用。

  ●轻松采集和整理文档

  Doc Record拥有极其强大的文档采集和整理功能,强大到即使上文中已经提到了类似的文件归档检索功能之后,也要将其单独作为一个方面进行详细解读。

  该软件可以手动或者自动的进行文档采集工作。Doc Record的服务器能够将包括电脑、传真、打印机、移动设备、第三方应用程序以及Doc Record配套搭载的各种服务全部囊括进企业内网,然后在整个办公网络中采集文档和信息。

  Doc Record的自动化服务器还能够将接收的文档自动进行OCR文字转换,识别文档类型,并自动提取合适的索引信息进行归档分类,储存在适当的文件夹。当然,Doc Record也支持对部分内容进行光学字符识别,办公灵活性能够大大增强。

  在索引过程中,用户还能够设置索引关键信息来对归档文件进行管理,通过定制的分类和索引信息来适配各个行业、不同企业的个性化需要。在具体操作中,Doc Record的设计和WINDOS中的文件夹视图极其类似,十分直观简便,服务器也可以自动将相似的文件夹进行合并,进一步提升文件处理效率。

柯尼卡美能达MCS服务解析
▲柯尼卡美能达复合机

  总而言之,MCS服务把数码复合机从一个文件输出终端变成了一个企业内容处理中枢,不在只是单纯的将文件在纸张上呈现,而是多维度的管理办公文件,实现在有纸和无纸之间随意的切换。

  这项服务可以说是智能办公体系中的大脑。对于一家已有百年历史的老派品牌来说,在智能办公这一新兴领域能有如此超前的设想和如此完善的设计,不得不令人叹服。

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