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节能办公秘诀:智能复合机这样用最省钱

2018-01-22 17:11    it168网站 原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168技术解析】企业的日常文印开支是一项非常容易被的忽略的成本支出项,但事实上看似轻描淡写的文印成本聚沙成塔之后却是一笔不小的支出。面对这样的问题,大部分企业管理者并不是不知道这个问题,但是现实中对于文印成本的控制却面临各种各样的坎坷,落实起来异常困难,管理者劳心劳力之后却难以见到切实的回报。

节能办公秘诀:智能复合机这样用最省钱

  其实文印设备发展至今,已经有了许多专门针对成本控制的设计,配合一些日常使用中成本控制的小技巧,已经能够将企业的文印成本控制在一个相对低的范围以内,今天编辑君就为大家盘点一下这些企业文印成本的控制技巧吧。

  ●ECO模式与双面打印的运用

  文印成本的产生主要集中在耗材方面,有效的增加耗材的有效使用率,减少不必要的耗材浪费是节省文印成本开支的第一步。而实现节省开支的方法中最直接的莫过于使用复合机设备自带的功能了。

节能办公秘诀:智能复合机这样用最省钱

  目前市场上大部分的复合机设备都带有ECO节能模式(不同的厂商可能叫法不同,但本质一样),这种模式的主要原理是在文印的过程中通过主动降低输出文档的图像质量,稀释文印墨粉的浓度来达到降低墨粉消耗的目的,往往能够让墨盒的寿命增加30%左右,非常行之有效。当然这会在一定程度上影响文印质量,但相信在大部分的企业内部文印需求上,并没有那么高的质量要求。

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  除了节粉模式意外,善于使用双面打印功能也能显著降低文印成本。普及的使用双面打印功能意味着能够节约一半的纸张,减少50%的纸张开支。

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  ●预览与只打印网页所需内容功能的运用

  造成文印资源浪费的另一大源头便是打印错误所造成的浪费。但在企业的日常文印作业中,由于设备系统环境的变化,一些排版上的错误难以避免,这时复合机设备上搭载的输出预览功能就派上了用场。预览功能可以在文档输出前在屏幕上显示文档的具体输出样式,便于用户调整版式来避免文档超出纸张尺寸等问题。

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  另一方面,在工作中需要打印部分网页内容时,往往会打印出网页内一些包括弹窗广告在内的不需要的内容,面对这种情况,运用只打印网页所需内容的功能就能够选择打印出网页上所需要的内容,减少耗材的浪费。

  ●智能文印管理系统制定节约成本方案

  上面说到的都是设备硬件本身所具有的成本控制功能,而作为一台智能复合机设备,也可以选择配备响应的文印管理系统来实现文印成本的有效管理和控制,这其中比较具有代表性的要数智能文印控制系统中的认证打印与账户文印控制功能。

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  认证打印系统往往以刷卡打印的形式存在,这种模式在使用时往往不会在命令发出时就开始打印作业,而是等待工作人员刷卡确认后开始打印,这样的设计避免了文档的错拿和漏拿,同时还能有效避免重复打印等问题,在较大规模的企业内能有效减少文印资源浪费。而文印管理系统可以让管理员通过设备不同的账户权限,根据具体的业务情况来分配不同岗位的黑白、彩色文印上限量,从而做到文印资源的有效管控,避免浪费。

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