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内容管理妙招,柯尼卡美能达MCS服务案例解析

2018-02-02 10:41    it168网站 原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168案例解析】MCS服务,即Managed Content Services,一站式内容管理服务。在办公领域,这项服务主要旨在针对企业内部的文件内容管理进行梳理和优化,达到提高效率,降低成本的作用。在无纸化办公热潮风靡的今天,这项服务可以说是顺应时代潮流的产物。作为柯尼卡美能达推出的MCS服务产品,“Doc Record”为许多企业提供了成体系的内容管理服务。

内容管理妙招,柯尼卡美能达MCS服务案例

  李先生是一家互联网企业的IT管理人员,其所任职的公司在日常办公中会产生海量的文件内容,管理上颇有不便;在使用了“Doc Record”之后,企业内部的文件内容管理流程得到了不小的优化,作为IT管理者的李先生负担也减轻不少。对于MCS服务的优势和特点,李先生很有感触。

  李先生所在的公司规模约有100余人,说实话称不上一个规模很大的企业。在当初接手IT管理员的工作时,李先生认为这样的规模在文件内容管理上并不会造成多大的负担,于是选择自己在公司局域网中架设了一个用于存放公司内部文件的服务器,但是到了实际应用的环节,结果却大大出乎了李先生的预料。“我那时候架设了一个专门用于存放企业文件的服务器,把同事们线上传输的文件直接上传存放在服务器中。一段时间之后,我发现文件的量非常巨大,搜索查找起来非常麻烦,还会包含许多重复的无效文件。其中打印复印的文件留底还得定期人工上传到服务器中,很麻烦。”那时李先生每个工作日都会收到不少针对企业文件内容服务器的改进建议,在他陷入烦恼的时候,柯尼卡美能达内容管理软件“Doc Record”进入了他的视野。

内容管理妙招,柯尼卡美能达MCS服务案例

  “Doc Record对我们来说,最大的意义在于他可以非常轻松的实现文件内容的查找,回溯以及自动归档,整个内容管理可以变得井井有条,使用后我们基本告别了内容管理混乱的情况。而且在使用上也要方便很多,基于H5页面的客户端在PC或者移动端都能够很好的使用,对于一些出差较为频繁的同事来说相当的实用。”

内容管理妙招,柯尼卡美能达MCS服务案例

  除去Doc Record的基础程序,其还可以进一步搭载包括自动化服务器、索引客户端、工作流程服务器、条形码服务器、API等多种模块,用于优化和梳理整个办公文件管理的流程。在没有使用Doc Record之前,要实现这些工作几乎都需要李先生所掌管的IT支撑部门亲自操刀搭建,效果往往还不尽如人意。“Doc Record非常的全面,可以说是一个全方位的企业内容管理解决方案,对于我们IT部门来说,他代替我们完成了一些繁琐而又枯燥的工作,让我们可以有精力进行其他重要的工作。”

  以Doc Record为代表的MCS内容管理服务,除了对于企业IT部门业务的帮助,对于其他业务部门所带来的便利也是肉眼可见的。对于文件的查阅和追溯,Doc Record拥有极其强大的文档采集和整理功能,包括可以将电脑、传真、打印机、移动设备、第三方应用程序以及Doc Record配套搭载的各种服务全部囊括进企业内网,然后在整个办公网络中采集文档和信息;将接收的文档自动进行OCR文字转换,识别文档类型,并自动提取合适的索引信息进行归档分类,储存在适当的文件夹;能够设置索引关键信息来对归档文件进行管理,通过定制的分类和索引信息来适配各个行业、不同企业的个性化需要等等。

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  总而言之,MCS服务旨在以复合机为中心,组建一个企业内容处理中枢,而Doc Record更是将其便利之处体现的淋漓尽致,李先生所在的企业也确实在使用该服务的过程中感受到了实实在在的便利,相信随着这类数字化服务在企业中的认同度越来越高,正真实现高度数字化办公的一天会离我们越来越近。

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