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企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

2018-02-28 17:45    it168网站原创  作者: 曾石 编辑: 曾石

  【IT168解析】在企业日常办公中,文印工作承担着非常重要的角色,企业内部的各种文件流转,业务沟通都会涉及文印以及文件管理。

  虽说乍看之下,办公文印功能内容寥寥,但实际上这只是因为许多人在使用中仍然将文印设备单纯的作为文印输出端来看待的原因。事实上,智能文印设备所搭载的许多功能使其在办公生活中已经开始扮演更加重要的作用,一些功能的应用甚至能够帮助企业有效节省运营成本,优化业务流程。在这样的环境下,对于企业管理者来说,建立一套完备的文印管理制度,让员工都能够熟练掌握文印技能就显得尤为重要。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  那么,在这些功能中,哪些功能最为实用,适合在企业中进行推广和普及呢?这里我就为大家列举了办公文印功能最最为实用的5种,希望对大家有所帮助。

  TOP5:自动分页装订

  在一些大型企业内部,行政管理人员往往是使用文印设备最多工种了。当企业规模达到一定程度后,大量的企业内部文印需求接踵而至,比如企业员工手册,各类内部业务表单,内宣文件等等。这类型的文件往往包含大量的内容,单份文件往往需要分页成册。这些工作如果完全交由行政人员完成,那会是一项非常繁重枯燥的工作。这时,复合机设备可以选配的自动分页器就能够发挥出巨大的作用。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  现在复合机设备装备的自动分页器,可以实现自动分页成册,装订等工作,工作人员发送文印命令后,可以直接输出成册的文件,省时省力,可以说是相当方便智能的办公文印功能了。

  TOP4:PDF编辑管理软件

  在整个办公文印作业过程中,并不只包含文印的输出环节,文件前期的编辑环节也是非常重要的。而现在企业输出的文档仍然以word为主,但是PDF格式的文件也越来越受到企业办公人员的青睐。

  相比于其他文件格式,PDF格式能够在打印机上精准再现原稿的每一个字符、颜色和图像;同时PDF文件格式可以将文字、字型、格式、颜色及独立于设备和分辨率的图形图像等封装在一个文件中。简单的说,就是可以在任何操作系统中都能通用,不用担心系统差异造成的使用不便。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  但是从另一个角度来说,PDF文件无法直接在常用的office软件中进行流畅准确的编辑,而以目前PDF文件在企业内流通的趋势,转配一款专业的PDF编辑软件成了许多企业的当务之急。

  目前,市面上有许多PDF文件解决方案软件,包括柯尼卡美能达的EPPO,Adobe公司自己的PDF编辑器,金山WPS的PDF编辑器等等。这几个软件笔者都有体验过,其中与日常文印结合最好的要数EPPO;柯尼卡美能达毕竟是做设备的厂商,其软件在与文印功能的适配和结合中更为全面和可靠。

  TOP3:移动打印功能

  在企业中,尤其是SOHO办公族来说,移动打印功能的使用程度甚至已经超过了常规的打印,毕竟在办公越来越轻量化的今天,谁也不想在有文印需求时被一条网线或者是数据线束缚,随时随地进行联网打印已然成为了办公族的刚需。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  除去常规意义上的无线移动打印,其衍生出来的变种NFC打印也非常的实用,将手机内的文件像刷公交卡那样直接打印出来,科技感十足且非常节约时间成本。总的来说,该功能在普及度,便利程度上都非常优秀,将其排在第三位一点儿都不为过。

  TOP2:刷卡打印功能

  随着企业对于文印管理和成本控制的越来越重视,刷卡打印这功能正在成为具有一定规模企业的标配;其借助一张小小的ID卡,可以达到提升企业效率并控制成本的目的。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  细一点说,刷卡打印功能无论是在解决企业成本控制上,企业文印管理上,业务流程的优化上,以及信息安全保障方面都能够起到决定性的作用,而你只需要装配一个读卡器,可以说是一本万利了。

  TOP1:文印输出控制管理功能

  成本是企业运营中需要考虑的优先级很高的因素,而办公文印所产生的成本,从机器维护费用到墨粉纸张,再到能源消耗,聚沙成塔之后并不是一个小数目。而企业工作人员使用文印设备时可不一定像管理者那样精打细算,毕竟他们的重心全在业务上,这就导致了办公文印容易出现资源浪费的情况。

企业办公小智慧!实用智能文印功能TOP5

  这时,利用设备的输出管理功能对文印输出进行系统的控制势在必行。目前复合机设备可以支持管理者对用户的身份进行识别,通过设置不同权限等级的账户来为不同岗位设置合适的文印量上限,从而有效避免浪费。同时通过管理软件,管理者也可以直观的了解到企业文印的使用情况,从而进一步优化其文印权限的设置方案。

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