合理配置设备，导入IC卡认证系统

　　面对这些课题，IT部门对办公设备开展了改善计划，以“不能使工作效率下降”为前提，探讨多个办公设备供应商的提案，最终选择了柯尼卡美能达的办公解决方案。

　　首先，柯尼卡美能达对办公区域和格局进行了分析，将输出设备减少到约400台设备，并且根据不同的打印量配置不同型号的复合机产品，从每分钟20张到50张，从彩色到黑白，将品牌进行了统一规划。这样既方便IT部门进行日常管理和维护，相同操作界面也便于办公室职员轻松上手。

　　在布局了硬件设备后，接下来就是导入方案的核心——IC卡认证系统。由于IC卡认证打印与员工信息一一对应，可以实现只有本人才能拿到自己输出的文件的功能，首先保证了输出信息的安全。“而且工作证（IC卡）每个人都有，无需增加我们的额外工作量和成本就能够引进和使用，这点非常好。”为了加强成本管理，再配合统计分析软件PageScope Account Manager，可以精确掌握每个员工在每台设备上的输出情况，不仅对部门运作成本有了清晰的了解，而且还能实时掌握设备运行情况的数据，实现成本精算和安全输出双管齐下。
 
　　降成本促安全 提高办公管理水平

　　方案导入后，客户很快就给予了积极的评价：“这种认证打印方式，间接限制了员工的打印量，减少了纸张浪费的情况。如果有的文件已经下达打印指令又不想输出，可以在操作面板上取消打印，系统也会将长时间未打印的文件自动删除，这样纸张输出量自然减少，员工的节约意识也相应提高。”IT负责人还兴奋地表示，“经过统计，办公成本比以往下降了30%，而且具体费用还可以精确核算到部门，这超出了我们当初对成本管控的预期，效果非常好。”

　　不仅如此，输出纸张安全的问题也迎刃而解，“因为采用了IC卡认证，每个人都只能先刷卡，再输出个人打印的文件，所以，以往的输出文件随意放置和错取的现象已经没有了。可见柯尼卡美能达的解决方案，可以将办公安全性提升到很高的水平。IT负责人还评价：“感觉柯尼卡美能达的办公解决方案很完善。”

　　另外，客户还表示，“柯尼卡的美能达的办公设备性能比较稳定，售后服务也非常到位。产品体验很智能，而且方便易用，员工也很快适应了这种先进的工作方式，同时也提高了我们的办公效率和管理水平，公司管理部门对此非常满意。未来可能还会计划进一步实现其他功能的拓展。”