刷卡认证解决日常管理多重难题

　实现办公设备的集中管理是该研究所的当务之急，据用户介绍，原有的文档输出设备品牌和采购时间不统一，许多设备到了使用期限还在超负荷工作，导致IT部门耗费大量时间进行日常设备维护，无法专注开展核心业务，各部门的办公支出也难以核算。老旧的办公设备缺少加密设置，导致打印出来的“机密”测试报告常常被误拿，面临泄密的风险。

▲内置刷卡认证系统

　柯尼卡美能达OPS综合提案服务中的刷卡管理解决方案就能很好地解决这些问题。

　　导入IC卡用户认证系统后，员工只需在电脑上确认打印任务，走到任何一台空闲的复合机前直接刷卡即可得到自己的打印文件。这样的好处是，首先规避了打印输出信息泄露的风险；其二，均衡了设备负荷，员工也无需排队等待打印，减少了时间浪费；其三，由于个人IC卡信息唯一，通过刷卡录入，个人打印信息将自动归入所属部门以便统计。对于不必使用彩色打印的部门，可以设置打印权限和使用限量。系统每月将生成自定义格式报表，成本和使用情况一目了然。

　　柯尼卡美能达的先进设备还为用户大力推行双面打印和扫描到邮件（scan to me）等降低纸张成本的举措，减少了不必要的纸张和碳粉的浪费，经后期统计已实现了20%的办公成本缩减，环保效益也随之提高。方案导入带来的便捷性使得工作效率提升40%，从根本上促进该研究所办公效率全面升级。