2.0时代的文印安全
办公室是个关系微妙的地方。大家有时自首阵营互不干涉，有时又要通力合作互相沟通。沟通“度”若是平衡不好，小则多几则饭后八卦与流言，大则让竞争对手得到了己方的核心数据来一招釜底抽薪。早些年F1的“间谍门”让大家娱乐了一把，今年美国对阿富汗战争资料的曝光可是让奥巴马愁眉不展。
保密文件泄密事件看似离我们很远，然而真等问题到了眼前总是让人措手不及。比如去拿自己的打印资料时恰好看到人事部打印的工资报表，或者扫描时看到公共服务器上技术部还未来得及删除的新产品图纸。有些事情大家都不是故意要知道，有些事情知道了不如不知道。毕竟泄密门已经不是什么新鲜事。泄密这个问题，总是需要防范于未然，等到亡羊补牢，果真是为时已晚。
办公自动化2.0时代的解决方案是身份认证后进行操作。用户通过刷卡或者登录认证才可以使用输出设备，文件的输出也需等到用户通过身份验证之后，避免输出的文档遗留在输出设备上，造成不必要的信息泄露。这些保证文件安全的功能都可以通过一套成熟的文档管理系统来实现。KDMS就是这样一套软件。除了让用户对文件输出进行管理以外，还加入了更加细节的设计。比如对用户使用彩色输出功能和打印/复印/扫描使用量的限制，甚至还可以设置输出前人工审核的环节。
在松下的成功案例中，KDMS帮助松下成功解决了财务部门和行政部门的文档安全问题。原本必须一对一配备复合机以防止泄密事件的两个部门在使用刷卡输出之后削减了3台复合机。不但降低了办公成本，更确保了文件安全。文件输入则可以将扫描文件直接用PDF进行加密，充分保证了办公室的信息安全，有利于创造更和谐的办公环境。
